Wenn Sie sich entscheiden, edyoucated nicht mehr zu nutzen, sollten Sie genau wissen, was mit Ihren Daten passiert, wie lange Sie Zeit haben, sie abzurufen, und wann sie gelöscht werden. Dieser Artikel erklärt den gesamten Ablauf.
Zusammenfassung
Ihre Daten werden nicht in dem Moment gelöscht, in dem der Vertrag endet. Sie haben drei Monate Zeit, sie abzurufen.
Sie können vieles selbst exportieren, und unser Team führt auf Anfrage einen vollständigen Export für Sie durch.
Ein vollständiger Export ist im Vertrag enthalten. Es fällt keine Export-, Übergangs- oder Offboarding-Gebühr an.
Nach Ablauf des Abruffensters werden Ihre Daten aus allen Systemen gelöscht, in denen sie vorhanden sind, und wir bestätigen die Löschung schriftlich, wenn Sie das wünschen.
Der Zeitablauf
Die folgende Abfolge entspricht unseren Standardbedingungen. Sollte Ihr eigener Vertrag davon abweichen, gilt dieser.
Phase | Wann | Was passiert |
Kündigung wird wirksam | Tag 0 | Der Zugriff auf die Plattform wird für Ihre Administratoren und alle Ihre Nutzer gesperrt. Ihre Daten bleiben zu diesem Zeitpunkt erhalten und werden nicht gelöscht. |
Abruffenster | Tag 0 bis 3 Monate | Sie können die mit der Plattform verarbeiteten Inhalte abrufen. Ein unterstützter Export ist auf Anfrage zu jedem Zeitpunkt innerhalb dieses Fensters verfügbar. |
Konten werden gelöscht | Nach 3 Monaten | Das Administratorkonto und alle Benutzerkonten werden gelöscht. |
Daten werden gelöscht | Innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf des Abruffensters | Ihre Daten werden aus allen Systemen gelöscht, in denen sie vorhanden sind. Löschvorgänge werden protokolliert. |
Vorzeitige Löschung | Jederzeit auf Ihren Wunsch | Wir verkürzen oder verzichten auf das Abruffenster und beginnen die Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Anweisung. |
Gesetzliche Aufbewahrung | Nur wo gesetzlich vorgeschrieben | Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden in einem sicheren Archiv aufbewahrt und innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf dieser Pflicht gelöscht. |
So erhalten Sie Ihre Daten
Was Sie selbst exportieren können
Solange Sie noch Zugriff haben, können Administratoren vieles exportieren, ohne uns einzubeziehen:
Dashboards und Berichte als CSV sowie Dashboard-Ansichten als PDF, jeweils unter Berücksichtigung der von Ihnen angewendeten Filter
Eine Liste aller Nutzer einschließlich ihres Status und ihrer Teamzuordnungen
Anmelde-, Teilnehmer- und Wartelisten für Events und Lernpfade
Diese Exporte stehen auch während der normalen Nutzung der Plattform zur Verfügung, nicht nur am Ende eines Vertrags.
Ein vollständiger Export Ihrer Daten
Es gibt keinen einzelnen Button, der eine gesamte Organisation auf einmal exportiert. Stattdessen führt unser Engineering-Team auf Anfrage einen vollständigen Export für Sie durch.
Das Ergebnis liegt in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format vor, im Einklang mit Ihrem Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO. In der Praxis bedeutet das CSV oder JSON.
Wir stimmen Umfang und Format vorab mit Ihnen ab, damit das, was Sie erhalten, in dem System, zu dem Sie wechseln, auch tatsächlich nutzbar ist.
Dies ist in Ihrem Vertrag enthalten. Wir berechnen dafür keine Gebühr.
Um einen Export zu starten, wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder an [email protected]. Es lohnt sich, dies frühzeitig im Abruffenster zu tun statt erst gegen Ende, damit genug Zeit bleibt, das Ergebnis zu prüfen und Anpassungen anzufragen.
Was gelöscht wird
Die Löschung betrifft Ihre Daten überall dort, wo sie gespeichert sind, nicht nur in der Anwendung, die Sie sehen:
die Anwendungsdatenbank
den Speicher für von Ihnen hochgeladene Dateien und Inhalte
den Identitäts- und Authentifizierungsspeicher, in dem Konten und Zugangsdaten liegen
den Analyse-Datenspeicher hinter Dashboards und Berichten
den Dienst, der zum Versenden von Plattform-Benachrichtigungs-E-Mails genutzt wird
verschlüsselte Backups, sobald diese Backups das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen
Die Löschung erfolgt über die verwalteten Schnittstellen jedes Systems, sodass Datensätze sowohl aus dem Live-System als auch aus danach erstellten Backups entfernt werden.
Bestätigung, dass es geschehen ist
Löschvorgänge werden protokolliert. Auf Anfrage stellen wir Ihnen ein Löschprotokoll zur Verfügung, damit Sie einen Nachweis für Ihre eigenen Compliance-Unterlagen haben. Dies ist auch eine Verpflichtung aus der zwischen uns geschlossenen Datenverarbeitungsvereinbarung.
Einzelne Nutzer, im Unterschied zu Ihrer gesamten Organisation
Der obige Zeitablauf bezieht sich auf die Beendigung des Vertrags. Zwei verwandte Situationen kommen häufiger vor:
Jemand verlässt Ihre Organisation. Das Konto und der Lernverlauf dieser Person werden auf Ihre Anfrage gelöscht. Die Lizenz kann unabhängig davon einer anderen Person zugewiesen werden.
Eine Einzelperson möchte ihr eigenes Konto löschen lassen. Sie kann dies selbst beantragen. Siehe Ihr persönliches Konto bei edyoucated löschen.
Lernaktivitäten und Punkte bleiben erhalten, solange ein Konto aktiv ist, damit sowohl der Lernende als auch Ihre Organisation einen Nachweis über abgeschlossene Schulungen haben. Das ist in der Regel auch der Zweck, sie aufzubewahren.
Test- und Demo-Umgebungen
Der Zugang zu Test- und Demo-Umgebungen ist zeitlich befristet. Folgt keine produktive Lizenz, werden der Zugang, alle Konten und alle darin enthaltenen Inhalte am Ende des Testzeitraums gelöscht.
Beendigung des Vertrags
Die Laufzeit Ihres Vertrags, die Kündigungsfrist und die Art der Kündigung sind in Ihrem individuellen Vertrag mit uns festgelegt, da diese zwischen Kunden variieren. Zwei Punkte gelten allgemein: Die Kündigung muss in Textform erfolgen, und eine teilweise Kündigung, zum Beispiel eine Reduzierung der Nutzerzahl, kann unabhängig von der Beendigung des gesamten Vertrags erklärt werden. Ihr Account Manager kann Ihnen die für Sie geltenden Termine und Fristen bestätigen.