Ziele und Nutzen der Plattform
Die edyoucated-Plattform ist eine Skill- und Lernplattform, die in unserem Unternehmen eingeführt werden soll, um die Weiterbildung der Mitarbeitenden zu unterstützen und zielgerichtet auszubauen. Sie kombiniert klassisches Learning Management mit Skill-Management und damit zahlreiche Möglichkeiten, das Lernen im Unternehmenskontext zu verwalten und zu fördern. Für unser Unternehmen bietet die Plattform unter anderem folgende Vorteile:
Zentrale Weiterbildung: Sämtliche Lernaktivitäten – von Onboarding über Pflichtschulungen bis hin zu fachlichen Weiterbildungen – werden an einem Ort organisiert. Mitarbeitende finden alle für sie relevanten Lerninhalte übersichtlich in einem System.
Personalisierte Lernpfade: Edyoucated bietet die Möglichkeit, die Weiterbildungspfade für Mitarbeitende zu individualisieren. So lernt jeder im eigenen Tempo und bearbeitet bevorzugt die Inhalte, die zur Entwicklung der benötigten Skills nötig sind.
Skill-Entwicklung und -Transparenz: Das Unternehmen kann wichtige Skills definieren und Skill-Profile für Rollen oder Mitarbeitergruppen anlegen, um so Orientierung für relevante Lernziele zu geben. Mitarbeiter können ihre Skills einschätzen (optional in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Führungskraft) und gezielt über passende Lernempfehlungen ausbauen.
Engagement und Motivation: edyoucated setzt auf eine motivierende Lernerfahrung, z.B. durch spielerische Elemente (Punkte, Ranglisten) und personalisierte Learning Journeys. Dies soll die Lernmotivation fördern, ist aber keine verpflichtende Funktion (siehe Abschnitt Vermeidung von Verhaltenskontrolle). Mitarbeiter können auf freiwilliger Basis Lernpunkte sammeln und sehen ihren Fortschritt auf dem Weg zu ihren Lernzielen.
Effiziente Compliance-Schulungen: Gesetzlich vorgeschriebene Schulungen (z.B. Arbeitssicherheit, Datenschutz) können als Pflichtschulungen eingerichtet werden. Diese werden den betroffenen Mitarbeitern prominent angezeigt und mit Fälligkeiten versehen. Automatische Erinnerungen unterstützen dabei, Fristen einzuhalten. L&D-Verantwortliche können den Abschluss dieser Schulungen im System nachverfolgen, was administrativen Aufwand reduziert.
Reporting und Optimierung: Ein umfassendes Analyse-Dashboard ermöglicht es der Personalentwicklung, die Nutzung der Plattform und den Lernerfolg auszuwerten (z.B. aktive Nutzer pro Woche, absolvierte Lernstunden, Abschlussraten etc.). Dies liefert wertvolle Einblicke, um Weiterbildungsmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern. (Details dazu im Abschnitt Reporting und Analysen)
Zusammenfassend unterstützt edyoucated unser Unternehmen dabei, die Mitarbeiterqualifizierung effizienter zu gestalten und verbindet Lernen mit aktiver Skillentwicklung. Mitarbeiter erhalten genau die Lerninhalte, die sie benötigen, was sowohl ihnen persönlich als auch dem Unternehmen zugutekommt. Gleichzeitig behält das Unternehmen den Überblick über Fortschritte – ohne jedoch eine unverhältnismäßige Kontrolle des individuellen Verhaltens auszuüben.
Funktionsumfang und konfigurierbare Features
Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten Funktionen der edyoucated-Plattform, mit Fokus darauf, welche Features aktivierbar/deaktivierbar sind und wie sie auf die Bedürfnisse unseres Unternehmens und die Anforderungen zugeschnitten werden können:
Lernpfade (Learning Paths): Kernstück sind die Lernpfade, die entweder statisch (Standard-Lernpfade) oder adaptiv sein können. Adaptive Lernpfade passen sich dem Kenntnisstand des Mitarbeiters an – bekanntes Wissen kann übersprungen werden, unbekanntes wird vermittelt. Dies steigert die Effizienz des Lernens. Falls gewünscht, können auch rein standardisierte Lernpfade genutzt werden (d.h. auf Adaptivität verzichten), indem man einfach entsprechende Pfade erstellt. Hinweis: Adaptivität ist eine Funktion, die genutzt werden kann, aber nicht muss – das Unternehmen entscheidet, ob es diese Personalisierung einsetzen möchte. Lernpfade können sowohl vom Unternehmen selbst erstellt werden (z.B. für interne Weiterbildungen) als auch externe Inhalte oder SCORM-Kurse einbinden. Die Zuweisung von Lernpfaden kann an einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams erfolgen, was die Verwaltung erleichtert.
Lerninhalte und Medien: Innerhalb der Lernpfade bestehen die Kurse aus verschiedenen Lernmaterialien (Texte, Videos, Quizfragen etc.). Autoren innerhalb des Unternehmens können diese Materialien erstellen.
Pflichtschulungen: Wie erwähnt, können bestimmte Lernpfade als Pflichtschulung deklariert werden. Dies ist insbesondere für Compliance-Themen relevant. Man kann Fälligkeitsdaten setzen und die Plattform versendet automatisch E-Mails an die betroffenen Mitarbeiter als Erinnerung (7 Tage vorher, am Fälligkeitstag und bei Überfälligkeit). Auch an Manager werden Benachrichtigungen geschickt, sobald Fristen nahen oder verstrichen sind, inklusive einer Zusammenfassung des Abschluss-Status in ihrem Team. Wichtig: Die Erstellung und Verwaltung von Pflichtschulungen ist nur befugten Personen (Plattform-Administratoren) möglich – reguläre Nutzer können diese nicht selbst anlegen oder ändern. Damit ist sichergestellt, dass nur autorisierte Stellen (z.B. HR/L&D oder Fachexperten mit Administratorrolle) Pflichtschulungen definieren und Einblick in den Gesamtstatus haben.
Events und Seminarverwaltung: Die Plattform erlaubt die Organisation von Präsenzterminen oder Webinaren (Events). Man kann Veranstaltungen erstellen, Teilnehmer einladen oder Anmeldungen ermöglichen und sogar über eine MS Teams-Integration Meeting-Links generieren. Für Events gibt es ebenfalls eine Analyse-Funktion, sodass nachvollzogen werden kann, wer teilgenommen hat (bzw. wer sich angemeldet oder abgesagt hat). Anmeldungen zu Events können – falls vom Unternehmen so eingestellt – einen Genehmigungsprozess erfordern (z.B. Vorgesetztenzustimmung). Hinweis: Genehmigungsanfragen von Mitarbeitern (z.B. für eine Event-Teilnahme) können innerhalb der Plattform von zuständigen Managern bearbeitet werden, siehe Team-Management weiter unten.
Skill-Management (Skillprofile und -analysen): Neben dem reinen Lernmanagement bietet edyoucated umfangreiche Funktionen, um Skills der Mitarbeiter zu verwalten. Man kann eine sogenannten Skill-Taxonomie aufbauen und darauf basierend Skill-Profile definieren – zum Beispiel Anforderungsprofile für bestimmte Rollen (z.B. „Redakteur Digital“, „Data Analyst“ etc.) mit den jeweils relevanten Skills. Diese Skill-Profile können dann mit Mitarbeitern oder Teams geteilt werden: der Mitarbeiter sieht, welche Skills in seinem Profil vorgesehen sind, und kann seine eigenen Skills einschätzen. Skill-Profile werden zunächst als Entwurf erstellt und erst durch Veröffentlichen für den definierten Personenkreis zugänglich gemacht. Dabei kann granular festgelegt werden, welche Lernenden das Profil sehen können (alle oder nur bestimmte Nutzer). Das heißt, nicht jeder Nutzer sieht jedes Skill-Profil – nur die zugewiesenen Personen können das jeweilige Profil einsehen und bearbeiten.
Skill-Einschätzung: Die Plattform ermöglicht es, dass Mitarbeiter (oder ggf. ihre Führungskräfte) die Erfüllung eines Skill-Profils bewerten. In der Praxis geschieht dies meist durch Selbsteinschätzung: Zu jedem Skill bzw. Kapitel in einem Profil gibt es eine Skala (z.B. Level 0 bis 5), auf der der Mitarbeiter seinen Kenntnisstand einordnet. Diese Einschätzungen können im Zeitverlauf angepasst werden. Optional kann auch eine Einschätzung durch die Führungskraft ergänzt werden. Die Skill-Profile dienen so als Instrument, um Skill-Gaps zu identifizieren – also wo ein Mitarbeiter noch Entwicklungsbedarf hat – und passende Lernangebote (Lernpfade, Materialien) darauf abzustimmen.
Skill-Analysen: Für berechtigte Personen (Admins) bietet das Skill-Dashboard eine aggregierte Auswertung. Man sieht z.B., wie viele Skill-Profile im Unternehmen zugewiesen wurden, den durchschnittlichen Beherrschungsgrad und Vollständigkeitsgrad aller Profile. Man kann für ein konkretes Skill-Profil auch visualisieren, wie die Verteilung der Skill-Level unter den zugehörigen Mitarbeitern ist und wie sich diese im Zeitverlauf entwickeln. Diese Auswertungen sind standardmäßig aggregiert bzw. anonymisiert dargestellt (z.B. Histogramme, Trenddiagramme) und dienen in erster Linie der Personalentwicklung, um den Fortgang von Skill-Initiativen zu verfolgen. Bei Bedarf kann das nutzende Unternehmen aber auch individuelle Sichtbarkeiten anstellen, sofern gewünscht:
Bei Bedarf kann eine individuelle Sicht auf einzelne Mitarbeitende innerhalb der Dashboards ermöglicht werden, sofern das Unternehmen diese Einstellung präferiert. Ein oft genutzter Anwendungsfall ist die interne Suche nach Expert:innen mit bestimmten Skill-Ausprägungen.
Admins können jedoch bei Bedarf auch auf Einzelprofile schauen, um etwa mit dem jeweiligen Mitarbeiter Entwicklungsmaßnahmen zu besprechen. Wichtig: Skill-Daten werden nicht dazu verwendet, eine Rangordnung der Mitarbeiter zu erstellen, sondern um gezielte Förderung zu ermöglichen. Die Entscheidung, ein Skill-Profil mit einem Mitarbeiter zu teilen, impliziert immer Transparenz gegenüber diesem Mitarbeiter – der Mitarbeiter kann sein Profil sehen und selbst daran arbeiten.
Gamification-Elemente (Punkte und Ranglisten): edyoucated verwendet Lernpunkte, die Benutzer durch absolvierte Inhalte sammeln. Dies soll spielerisch motivieren. Daraus generiert die Plattform optional Ranglisten (Leaderboard), in denen Nutzer sich in Punktezahlen vergleichen können. Hier gibt es jedoch wichtige Privatsphäre-Einstellungen: In der individuellen Rangliste sieht jeder Nutzer nur den eigenen Namen, alle anderen Namen werden anonymisiert angezeigt (nur Rangposition und Punktzahl der anderen). Man kann also seine eigene Platzierung erkennen, ohne die Identität der Kollegen zu erfahren. Dieses Design stellt sicher, dass kein öffentlicher „Pranger“ entsteht und Druck auf Einzelne vermieden wird. Neben der individuellen Rangliste gibt es eine Team-Rangliste, die nicht Personen, sondern Teams nach durchschnittlich gesammelten Punkten vergleicht. Auch hier sind die Daten aggregiert pro Team, um Fairness zwischen unterschiedlich großen Teams herzustellen.
Deaktivierbare Ranglisten: Die gesamte Ranglisten-Funktion ist optional. Auf Wunsch des Unternehmens kann die Rangliste komplett deaktiviert werden. Es ist auch möglich, nur eine Art der Rangliste bereitzustellen (z.B. Team-Rangliste oder individuelle Rangliste) oder beide abzuschalten – hierzu genügt eine kurze Rücksprache mit dem edyoucated-Support, der die Funktion entsprechend freischaltet oder abstellt. Ferner kann man sogar auf Team-Ebene steuern, ob ein Team in der Team-Rangliste auftauchen soll oder nicht (beim Anlegen eines Teams kann dies konfiguriert werden). Diese Flexibilität erlaubt es, Gamification-Elemente nur insoweit zu nutzen, wie sie gewünscht sind. Wenn Bedenken bestehen, dass eine Rangliste ungewollten Wettbewerbsdruck erzeugt, kann die Funktion einfach ausgeschaltet bleiben.
Integrationen und Single Sign-On: Die Plattform lässt sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Es werden Single Sign-On (SSO) und Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen (wie z.B. Personio) oder Content-Plattformen angeboten. So können sich Mitarbeiter bequem mit ihrem Firmen-Account anmelden (keine separaten Passwörter) und ggf. können Lerndaten mit HR-Systemen synchronisiert werden (z.B. abgeschlossene Trainings in die Personaldatenbank übertragen, falls gewünscht). SSO erhöht zudem die Sicherheit, da keine zusätzlichen Login-Daten verwaltet werden müssen.
Zusammengefasst bietet edyoucated einen breiten Funktionsumfang, der modular einsetzbar ist. Unser Unternehmen kann entscheiden, welche Module aktiviert werden und wie sie konfiguriert sind. Insbesondere potenziell sensible Funktionen wie Ranglisten oder Mentoring sind optional und können jederzeit an- oder ausgeschaltet werden.
Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz hat bei edyoucated höchste Priorität. Das Produkt ist in Deutschland entwickelt („Made in Germany“) und selbstverständlich DSGVO-konform. Für detaillierte Informationen siehe unsere AVV und TOMs.
Rollen und Zugriffsberechtigungen
Ein zentrales Element zur Wahrung der Privatheit der Mitarbeiter ist das Rollen- und Berechtigungskonzept der Plattform. Es regelt, wer welche Inhalte und Daten sehen oder tun kann. Die wichtigsten Rollen in edyoucated sind:
Mitglied (Lernender): Das ist die Standardrolle für alle Mitarbeitenden. Mitglieder können auf Lernmaterialien zugreifen, Aufgaben/Quizzes absolvieren, ihre eigenen Skills bewerten und ihren individuellen Lernfortschritt verfolgen. Sie haben nur Zugriff auf den Lernbereich und ihre eigenen Daten. Mitglieder sehen nicht die Lernaktivitäten oder Profile anderer Mitarbeiter. Auch Rankings sind – wie beschrieben – anonymisiert, so dass sie die Identität anderer nicht erfahren. Diese Rolle eignet sich somit für alle regulären Mitarbeiter, da sie keinerlei administrativen Zugriff beinhaltet.
Autor (Content-Ersteller): Autoren können Lerninhalte erstellen (Lernpfade, Lernmaterialien, Fragen, Events etc.) und das Skill-Management (Taxonomie, Skill-Profile) verwalten. Diese Rolle haben z.B. interne Trainer oder Fachexperten, die Inhalte bereitstellen. Autoren haben jedoch keine Sicht auf persönliche Lernfortschritte der Nutzer, es sei denn sie haben zusätzlich eine höhere Rolle. Sie kümmern sich primär um die Inhaltsqualität, nicht um die Mitarbeiterdaten.
Zugriffs-Manager: Diese Rolle ergänzt Autoren dahingehend, dass Zugriffs-Manager sicherstellen, dass die erstellten Inhalte den richtigen Mitarbeitern/Teams zur Verfügung stehen. Sie verwalten also die Content-Berechtigung (welches Team sieht welchen Lernpfad etc.). Auch sie haben keine weitergehenden Auswertungsrechte auf Nutzerdaten, sondern fokussieren sich auf Content-Distribution.
Kuratierungs-Admin: Eine kombinierte Rolle (Autor + Zugriffs-Manager), insbesondere für kleinere Organisationen gedacht, in denen eine Person sowohl Inhalte erstellt als auch verteilt. Auch hier stehen Inhalte im Vordergrund; personenbezogene Fortschrittsdaten sind nicht einsehbar, außer bezüglich Events/Lernreisen, die dieser Admin verwaltet, wo er Teilnehmerlisten sehen kann. Aber diese Daten beschränken sich auf Anmeldungen, nicht auf Performance.
Besitzer (Owner) / Administrator: Dies ist die höchste Rolle mit vollumfänglichen Rechten. Besitzer können Benutzerkonten verwalten, Inhalte und Organisationseinstellungen konfigurieren und vor allem die Wirksamkeit von Lernprogrammen überwachen – sprich, sie haben Zugriff auf die Analyse-Dashboards und Einblicke in Lern- und Skill-Daten. Nur Besitzer können persönliche Daten und Lerninformationen aller Mitglieder einsehen. Das umfasst z.B. den Fortschritt einzelner Nutzer in Lernpfaden, deren Punktestände, Skill-Profil-Auswertungen etc. Außerdem sind sie die einzigen, die Trainings gezielt zuweisen (z.B. Pflichtschulungen) und Teilnehmerlisten für Events/Lernreisen einsehen und verwalten können. In der Praxis wird diese Rolle typischerweise dem verantwortlichen L&D-Team oder HR-Administratoren gegeben. Die Anzahl der Personen mit dieser Berechtigung sollte klein gehalten werden (Prinzip der Datensparsamkeit).
Neben diesen Hauptrollen gibt es noch Team-bezogene Berechtigungen, die rechtegestützte Sichtbarkeit auf Mitarbeiterebene feinjustieren:
Teams und Team-Manager: In edyoucated können Mitarbeitende in Teams organisiert werden (z.B. nach Abteilungen, Standorten oder Projektgruppen). Dies dient nicht nur der Übersicht, sondern ermöglicht zusätzliche Funktionen:
Inhalte (Lernpfade, Skill-Profile, Events) können an ganze Teams auf einmal zugewiesen werden.
Es gibt die bereits erwähnte Team-Rangliste, die Teams vergleicht (optional).
Team-spezifische Auswertungen: Im Analyse-Dashboard kann nach Teams gefiltert werden, um z.B. die Lernstunden eines bestimmten Teams zu betrachten.
Wichtig: Man kann innerhalb eines Teams einen oder mehrere Nutzer als „Manager“ markieren. Die Standardrolle innerhalb eines Teams ist zwar Mitglied, aber durch das Setzen als Manager bildet man die Führungsstruktur ab (z.B. Teamleiter). Team-Manager erhalten bestimmte Rechte für ihr Team, und zwar:
Sie sehen im Bereich Team-Management eine Liste aller Teammitglieder, die sie verwalten, inklusive deren letztem Lernaktivitätssdatum. Das heißt, ein Team-Manager kann z.B. sehen, wann Mitarbeiter seines Teams zuletzt aktiv gelernt haben, und grob welche Fortschritte gemacht wurden.
Team-Manager können den Lernfortschritt ihrer Mitarbeiter einsehen – vor allem bezüglich zugewiesener Lernpfade oder Pflichtschulungen in ihrem Team. Konkret: Wenn ein Team z.B. eine Pflichtschulung zugewiesen bekam, könnte der Team-Manager sehen, wer diese schon abgeschlossen hat und wer noch nicht (ähnlich den Abschluss-Statistiken, die auch per E-Mail gemeldet werden). Ebenso kann er über das Team-Analytics-Dashboard sehen, wie viele Lernstunden sein Team insgesamt gesammelt hat etc., jedoch nur für sein Team.
Team-Manager können Genehmigungsanfragen ihrer Teammitglieder bearbeiten. Wenn z.B. ein Mitarbeiter sich für ein Event anmelden will, das eine Genehmigung erfordert, würde diese im Bereich „Offene Anfragen“ beim Team-Manager angezeigt und kann dort angenommen oder abgelehnt werden.
Wichtig: Ein Team-Manager hat nicht die gleichen Rechte wie ein Plattform-Administrator. Er sieht nur Daten seines eigenen Teams, nicht die der gesamten Organisation. Er kann auch keine globalen Einstellungen ändern oder anderen Nutzern Rollen zuweisen (außer innerhalb seines Teams Mitglieder/Manager setzen, falls diese Berechtigung gegeben ist).
Diese Team-Manager-Funktion ist nützlich, um direkten Vorgesetzten gewisse Einblicke zu erlauben, ohne ihnen Vollzugriff zu geben. So kann z.B. eine Abteilungsleitung den Schulungsstand ihrer Leute prüfen, aber keine Daten anderer Abteilungen einsehen. Das entspricht dem Prinzip der dezidierten Rechtevergabe und beugt Missbrauch vor, da jede Führungskraft nur das notwendige Maß an Information erhält.
Falls Ihr Unternehmen diese Teamstruktur nicht nutzen möchte, muss man auch keine Team-Manager definieren. In dem Fall würden nur die globalen Admins übergreifende Auswertungen sehen und Führungskräfte würden Reports ggf. indirekt vom L&D-Team erhalten. Die Plattform ist hier flexibel an die gewünschte Organisationsform anpassbar.
Keine sonstigen Sichtbarkeiten: Abseits der Team-Manager gibt es keine versteckten „Manager-Accounts“. Das heißt, wenn jemand nicht als Admin oder Team-Manager festgelegt ist, bekommt er auch keine automatischen Auswertungen zu sehen. Ein normaler Mitarbeiter sieht wirklich nur sein eigenes Profil, seine eigenen Lerninhalte und evtl. anonymisierte Vergleiche (Punkte-Rankings).
Dieses Rollenmodell wurde in der Plattform bewusst so gestaltet, um Datenschutz und Mitbestimmung zu unterstützen. Es folgt dem Need-to-know-Prinzip: So wenig personenbezogene Transparenz wie möglich, so viel wie nötig. Dies stellt sicher, dass Verhaltens- und Leistungsdaten nicht unkontrolliert für jeden einsehbar sind, sondern ausschließlich in den Händen der dafür zuständigen Personen liegen (z.B. L&D-Administrator oder direkter Vorgesetzter in beschränktem Umfang). Die Rollen und Rechte können im Admin-Menü jederzeit eingesehen werden, sodass Klarheit herrscht, wer welche Rolle innehat. Änderungen an Rollen können nur Administratoren vornehmen, und jede Person kann immer nur genau eine Rolle auf der Plattform haben, die ihr Rechteprofil bestimmt.
Lernpfade, Pflichtschulungen und Lernfortschritt-Tracking
Hier gehen wir etwas detaillierter auf die Fragen ein, wie der Lernfortschritt verfolgt wird, wer diese Informationen sieht und in welcher Form Rückmeldungen erfolgen – insbesondere im Kontext verpflichtender Trainings (Compliance) und allgemeiner Lernpfade:
Anzeige für die Mitarbeiter: Jeder Mitarbeitende hat ein persönliches Dashboard („Startseite“), auf dem er seine aktuellen Lernpfade und Trainings sieht. Pflichtschulungen sind dort gesondert gekennzeichnet und mit Fälligkeitsdatum versehen, sodass der Mitarbeiter weiß, bis wann er etwas absolvieren muss. Es gibt zudem eine Fortschrittsanzeige für jeden Lernpfad, den der Mitarbeiter selbst sieht. Diese Selbstkontrolle hilft dem Mitarbeiter, den Überblick über seine Lernziele zu behalten.
Erinnerungen und Benachrichtigungen: Wie oben erwähnt, sendet die Plattform E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeiter bei bestimmten Ereignissen (Zuweisung zu Pflichttraining, bevorstehende Fälligkeit, Überfälligkeit, Abschlussbestätigung). Dies geschieht automatisiert und dient der Unterstützung der Mitarbeiter, nicht der Überwachung. Für Führungskräfte (Team-Manager) gibt es Benachrichtigungen kurz vor und bei Ablauf der Frist einer Pflichtschulung ihres Teams, inklusive einer kleinen Statistik (z.B. „5 von 7 Mitarbeitern haben abgeschlossen“). Außerhalb von Pflichtschulungen werden standardmäßig keine individuellen Leistungs-E-Mails an Manager geschickt. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter einen normalen (freiwilligen) Lernpfad macht oder nicht macht, erhält sein Vorgesetzter nicht automatisch darüber Nachricht.
Reporting für Administratoren: Die Admins (Besitzer-Rolle) können im Analyse-Dashboard Übersichten einsehen, z.B. wie viele Nutzer aktiv lernen, wie viele Stunden gelernt wurden usw., teils aufgeschlüsselt nach Zeitraum oder Team. Diese Kennzahlen sind zunächst aggregiert (z.B. „Wöchentlich aktive Nutzer: 40“ – also eine Zahl für das ganze Unternehmen). Admins können aber auch Details pro Nutzer einsehen, etwa indem sie in der Fortschrittsübersicht einen bestimmten Lernpfad auswählen und dort sehen, welche Nutzer diesen zu welchem Prozentsatz abgeschlossen haben. Gerade bei Pflichtschulungen gibt es ja eine Tabelle, die jeden zugewiesenen Nutzer mit Status „Abgeschlossen am [Datum]“ oder „Überfällig“ auflistet. Diese detaillierten Fortschrittstabellen sind nur für Admins sichtbar – im konkreten Fall vermutlich für die verantwortliche HR-Weiterbildungsabteilung. Ein Team-Manager kann eine ähnliche Tabelle für sein Team sehen, aber kein bereichsfremder Manager.
Nutzbarkeit der Daten: Alle erhobenen Lernfortschritts-Daten dienen dem legitimen Zweck, sicherzustellen, dass erforderliche Trainings absolviert werden und zu analysieren, wie die Lernangebote angenommen werden. Es findet keine automatisierte Leistungsbewertung oder Ranking der Mitarbeiter aufgrund dieser Daten statt. Die Erfahrung zeigt, dass Transparenz über Lernfortschritte primär genutzt wird, um z.B. Schulungsbedarfe besser planen zu können oder um Lernangebote zu verbessern (wenn z.B. viele einen Pfad abbrechen, ist der Inhalt vielleicht unpassend). Der Gedanke der Verhaltenskontrolle ist ausdrücklich nicht Ziel der Plattform.
Individualfeedback: edyoucated ermöglicht es auch, dass Mitarbeiter selbst Feedback geben – z.B. können sie Inhalte bewerten oder Kommentare abgeben. Dies ist freiwillig und dient der Qualitätsverbesserung von Lerninhalten. Solche Feedbacks sind für Autoren/Admins sichtbar, aber anonymisiert oder nicht öffentlich im Kollegenkreis sichtbar.
Speicherung von Lernverläufen: Lernaktivitäten (Abschlüsse, Punktestände) bleiben so lange gespeichert, wie der Account aktiv ist, damit sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen einen Nachweis über absolvierte Trainings hat. Sollte ein Mitarbeiter ausscheiden, kann sein Account (und damit seine Lernhistorie) auf Wunsch gelöscht werden (siehe Datenschutz oben).
Reporting und Analysen
Analytics-Dashboard für Admins: Wie erwähnt, haben nur Besitzer/Admins Zugang zu dem vollständigen Analyse-Dashboard. Darin gibt es verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) auf aggregierter Ebene:
Wöchentlich aktive Nutzer (WAU): Anzahl Nutzer, die in den letzten 7 Tagen aktiv waren.
Stunden gelernt: Summe der Lernzeit, berechnet aus abgeschlossenen Materialien und Event-Dauer.
Stunden durch Personalisierung gespart: geschätzte Zeit, die durch adaptive Lernpfade eingespart wurde (weil bekannte Inhalte übersprungen wurden).
Gestartete Lernpfade: Anzahl der begonnenen Lernpfade insgesamt.
Lernpfad-Abschlussrate: Prozentsatz, wie viele der begonnenen Pfade auch abgeschlossen wurden.
Durchschnittlicher Lernpfad-Fortschritt: Durchschnitt aller Fortschrittsprozente, um auch unvollendete Pfade zu berücksichtigen.
Diese Kennzahlen geben dem Unternehmen ein Gefühl für die Lernaktivität, ohne gleich personenbezogen zu sein. Sie helfen z.B. zu sehen, ob die Plattform angenommen wird (WAU) oder ob Lernpfade vielleicht zu lang/anspruchsvoll sind (wenn Abschlussraten niedrig, aber Fortschrittsprozente hoch, könnte das ein Indiz sein).
Grafiken über Zeit: Es gibt Visualisierungen, etwa:
Aktive Nutzer pro Tag (Diagramm mit Daily Active Users, und rollierend WAU/MAU)
Lernzeit pro Tag (aufgeteilt nach Lernpfad-Zeit vs. Event-Teilnahmezeit)
Mentoring-Stunden (falls Mentoring aktiv, ein Diagramm der genutzten Mentor-Zeit, Chat vs. Call)
Lernpfad-Performance-Tabelle: Listet jeden Lernpfad mit Anzahl Starter, Abschlussrate, durchschnittlichem Fortschritt
Filtermöglichkeiten: Die Admins können diese Daten filtern nach Zeitraum, nach Teams und nach Nutzerrolle. Letzteres dient z.B. dazu, Auswertungen auf nur Mitglieder zu beschränken (Admins, die selbst mal Inhalte testen, könnte man ausblenden, um die Statistik nicht zu verzerren)
Personenbezogene Reports: Abgesehen von den Pflichtschulungstabellen und Team-Übersichten gibt es kein Standard-Dashboard, das z.B. eine Rangliste aller Mitarbeiter nach Lernstunden ausgibt (und wie gesagt, die Rangliste, die es gibt, ist anonym). Wenn ein Admin jedoch möchte, kann er natürlich durch Drill-Down Informationen pro Person erhalten. Beispielsweise kann er auf der Mitglieder-Seite der Administration einen bestimmten Nutzer suchen und dessen Profil einsehen.
Skill-Analysen:
Skill-Profile: Aggregierter Überblick über Skills (und zeitliche Entwicklung) entlang von Skill-Profilen und/oder Teams, keine Individualauswertung möglich.
Skill-Experten: Optional zu nutzen als Feature; Übersicht von Skills einzelner Mitarbeitenden, filterbar nach Skill-Profilen, Skills, Teams und Benutzernamen.
Contentabdeckung: Optional zu nutzen als Feature; Übersicht über Abdeckung einzelner Skills entlang verschiedener Lerninhaltsanbieter; enthält somit keine User-Daten.
Vermeidung von Verhaltenskontrolle und Schutz der Mitarbeiterinteressen
Klare Zweckbindung der Daten: Alle erhobenen Daten dienen dem Zweck Learning & Development. Es gibt keine darüber hinausgehende Leistungs- oder Produktivitätskontrolle. Beispielsweise könnte man aus den Lernzeiten nicht auf die Arbeitsleistung schließen – jemand, der wenige Lernstunden hat, könnte seine Skills bereits mitgebracht haben oder in Projekten ausgelastet sein; umgekehrt sind viele Lernstunden kein Selbstzweck.
Anonymisierung und Privacy by Design: Die Plattform hat Privacy-Prinzipien eingebaut. Das beste Beispiel ist die anonymisierte Rangliste. Dadurch wird sozialer Druck reduziert. Mitarbeitende werden nicht öffentlich an den Pranger gestellt, wer wie viel gelernt hat. Auch dass normale Mitglieder keine Einsicht in Kollegenprofile haben, verhindert sozialen Vergleich oder Wettbewerb, der ungesund wäre. Dieser Privacy by Design-Ansatz zeigt sich auch darin, dass z.B. Skill-Profil-Daten erst nach Freigabe geteilt werden – es wird nichts ohne Wissen des Mitarbeiters erfasst oder veröffentlicht.
Recht auf Auskunft und Löschung: Jeder Mitarbeiter kann Auskunft darüber verlangen, welche Daten über ihn gespeichert sind (das ergibt sich schon aus der DSGVO und wird vom System unterstützt). Wie oben beschrieben, kann jeder auch die Löschung seiner Daten beantragen – natürlich würde dies im Rahmen einer geordneten Offboarding oder auf Wunsch im Rahmen seiner Rechte erfolgen. Wichtig ist: Es gibt keinen Zwang zur dauerhaften Datenspeicherung gegen den Willen des Mitarbeiters (außer gesetzlichen Vorgaben, z.B. für Compliance-Nachweise, aber auch da nur innerhalb der Fristen). Diese Tatsache untermauert, dass die Plattform nicht versucht, Profile der Mitarbeiter gegen deren Interesse anzulegen – sie dient den Mitarbeitern.
Schulung und Kommunikation: Ein System ist nur so gut wie seine Nutzer und Administratoren. Um Missverständnissen vorzubeugen, wird empfohlen, alle Mitarbeiter über die Funktionsweise von edyoucated zu informieren, insbesondere:
Welche Daten sehe ich selbst?
Welche Daten sieht mein Vorgesetzter?
Was passiert, wenn ich eine Pflichtschulung nicht schaffe? (Hier kann kommuniziert werden, dass man im Zweifel das Gespräch sucht, anstatt direkt Abmahnungen o.ä., falls das der Unternehmenspolicy entspricht.)
Wie kann ich meine Daten ändern oder einsehen?
Wer ist Admin und kann Auswertungen sehen? (Offene Kommunikation schafft Vertrauen: z.B. „Die Auswertungen werden monatlich vom HR-Weiterbildungsteam geprüft, um Trends zu erkennen – es erfolgt keine Einzelbewertung durch die Geschäftsführung.“)
Wie werden die Betriebsvereinbarungen zum Lernsystem eingehalten?