Ziele und Nutzen der Plattform
Die edyoucated-Plattform ist eine Skill- und Lernplattform, die in Ihrer Organisation eingeführt werden kann, um die Entwicklung der Mitarbeitenden zu unterstützen und strategisch auszubauen. Sie kombiniert klassisches Learning Management mit Skill-Management und bietet damit zahlreiche Möglichkeiten, Lernen im Unternehmenskontext zu verwalten und zu fördern. Für Ihre Organisation bietet die Plattform unter anderem folgende Vorteile:
Zentrales Lernen und zentrale Entwicklung: Sämtliche Lernaktivitäten – vom Onboarding über Pflichtschulungen bis hin zur fachlichen Weiterentwicklung – werden an einem Ort organisiert. Mitarbeitende finden alle für sie relevanten Lerninhalte übersichtlich in einem einzigen System.
Personalisierte Lernpfade: edyoucated ermöglicht es, die Entwicklungspfade von Mitarbeitenden zu individualisieren. Jede Person lernt im eigenen Tempo und konzentriert sich auf die Inhalte, die für die Entwicklung der benötigten Skills erforderlich sind.
Skill-Entwicklung und Transparenz: Das Unternehmen kann kritische Skills definieren und Skill-Profile für Rollen oder Mitarbeitergruppen anlegen, um Orientierung zu relevanten Lernzielen zu geben. Mitarbeitende können ihre Skills einschätzen (optional gemeinsam mit ihrer Führungskraft) und diese über passende Lernempfehlungen gezielt weiterentwickeln.
Engagement und Motivation: edyoucated setzt auf eine motivierende Lernerfahrung, z. B. durch spielerische Elemente (Punkte, Ranglisten) und personalisierte Lernreisen. Dies soll die Lernmotivation fördern, ist aber keine verpflichtende Funktion (siehe Abschnitt Vermeidung von Verhaltenskontrolle). Mitarbeitende können freiwillig Lernpunkte sammeln und ihren Fortschritt auf dem Weg zu ihren Lernzielen sehen.
Effiziente Compliance-Schulungen: Gesetzlich vorgeschriebene Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit, Datenschutz) können als Pflichtschulungen eingerichtet werden. Diese werden den betroffenen Mitarbeitenden prominent angezeigt und mit Fälligkeitsdaten versehen. Automatische Erinnerungen unterstützen dabei, Fristen einzuhalten. L&D-Verantwortliche können den Abschluss dieser Schulungen im System nachverfolgen, wodurch sich der administrative Aufwand reduziert.
Reporting und Optimierung: Ein umfassendes Analytics-Dashboard ermöglicht es der Personalentwicklung, die Nutzung der Plattform und Lernergebnisse auszuwerten (z. B. aktive Benutzer pro Woche, absolvierte Lernstunden, Abschlussraten usw.). Dies liefert wertvolle Einblicke, um Entwicklungsmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern. (Details dazu im Abschnitt Reporting und Analysen)
Zusammenfassend unterstützt edyoucated Ihre Organisation dabei, die Weiterqualifizierung von Mitarbeitenden effizienter zu gestalten, und verbindet Lernen mit aktiver Skill-Entwicklung. Mitarbeitende erhalten genau die Lerninhalte, die sie benötigen, was sowohl ihnen als auch dem Unternehmen zugutekommt. Gleichzeitig behält das Unternehmen den Überblick über Fortschritte – ohne eine unverhältnismäßige Kontrolle des individuellen Verhaltens auszuüben.
Funktionsumfang und konfigurierbare Optionen
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der edyoucated-Plattform, mit Fokus darauf, welche Funktionen aktiviert/deaktiviert werden können und wie sie auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten werden können:
Lernpfade: Kernstück sind die Lernpfade, die entweder statisch (Standard-Lernpfade) oder adaptiv sein können. Adaptive Lernpfade passen sich dem Wissensstand der Mitarbeitenden an – bekannte Themen können übersprungen werden, unbekannte Inhalte werden vermittelt. Dies erhöht die Lerneffizienz. Falls gewünscht, können auch rein standardisierte Lernpfade genutzt werden (d. h. ohne Adaptivität), indem entsprechende Pfade erstellt werden. Hinweis: Adaptivität ist eine optionale Funktion – das Unternehmen entscheidet, ob diese Personalisierung genutzt wird. Lernpfade können vom Unternehmen selbst erstellt werden (z. B. für interne Weiterentwicklung) und auch externe Inhalte oder SCORM-Kurse einbinden. Die Zuweisung von Lernpfaden kann an einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams erfolgen, was die Verwaltung vereinfacht.
Lerninhalte und Medien: Innerhalb von Lernpfaden bestehen Kurse aus verschiedenen Lernmaterialien (Texte, Videos, Quizfragen usw.). Autoren im Unternehmen können diese Materialien erstellen.
Pflichtschulungen: Wie erwähnt, können bestimmte Lernpfade als Pflichtschulungen gekennzeichnet werden. Dies ist insbesondere für Compliance-Themen relevant. Fälligkeitsdaten können festgelegt werden, und die Plattform sendet automatisch E-Mails als Erinnerungen an die betroffenen Mitarbeitenden (7 Tage vorher, am Fälligkeitstag und bei Überfälligkeit). Auch Manager erhalten Benachrichtigungen, wenn Fristen nahen oder verstrichen sind, einschließlich einer Zusammenfassung des Abschlussstatus in ihrem Team. Wichtig: Das Erstellen und Verwalten von Pflichtschulungen ist auf autorisierte Personen (Plattformadministratoren) beschränkt – reguläre Benutzer können diese nicht erstellen oder ändern. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Stellen (z. B. HR/L&D oder Fachexperten mit Administratorrolle) Pflichtschulungen definieren und Einblick in den Gesamtstatus haben. Sofern aktiviert, können auch Compliance-Richtlinien für richtlinienbasierte Compliance-Zuweisungen genutzt werden.
Events und Seminarverwaltung: Die Plattform ermöglicht die Organisation von Präsenzterminen oder Webinaren (Events). Sie können Events erstellen, Teilnehmende einladen oder Anmeldungen ermöglichen und über eine MS Teams-Integration sogar Meeting-Links generieren. Außerdem gibt es eine Analysefunktion für Events, mit der nachvollzogen werden kann, wer teilgenommen hat (oder wer sich angemeldet bzw. abgesagt hat). Event-Anmeldungen können einen Genehmigungsprozess erfordern, sofern dies vom Unternehmen konfiguriert wurde (z. B. Genehmigung durch die Führungskraft). Hinweis: Genehmigungsanfragen von Mitarbeitenden (z. B. für die Teilnahme an einem Event) können innerhalb der Plattform von den zuständigen Managern bearbeitet werden; siehe Team-Management weiter unten.
Skill-Management (Skill-Profile und Analysen): Über das Learning Management hinaus bietet edyoucated umfangreiche Funktionen, um Skills von Mitarbeitenden zu verwalten. Sie können eine Skill-Taxonomie aufbauen und darauf basierend Skill-Profile definieren – zum Beispiel Anforderungsprofile für bestimmte Rollen (z. B. „Digital Editor“, „Data Analyst“ usw.) mit den jeweils relevanten Skills. Diese Skill-Profile können anschließend mit Mitarbeitenden oder Teams geteilt werden: Die Mitarbeitenden sehen, welche Skills Teil ihres Profils sind, und können ihre eigenen Skills einschätzen. Skill-Profile werden zunächst als Entwürfe erstellt und erst durch Veröffentlichen für den definierten Personenkreis zugänglich gemacht. Sie können granular steuern, welche Lernenden das Profil sehen können (alle oder nur bestimmte Benutzer). Das bedeutet: Nicht jeder Benutzer sieht jedes Skill-Profil – nur zugewiesene Personen können das jeweilige Profil einsehen und bearbeiten.
Skill-Einschätzung: Die Plattform ermöglicht es Mitarbeitenden (oder ggf. ihren Führungskräften), die Erfüllung eines Skill-Profils einzuschätzen. In der Praxis erfolgt dies meist über eine Selbsteinschätzung: Für jeden Skill bzw. jedes Kapitel in einem Profil gibt es eine Skala (z. B. Level 0 bis 5), auf der Mitarbeitende ihren Kenntnisstand einordnen. Diese Einschätzungen können im Zeitverlauf angepasst werden. Optional kann eine Einschätzung durch die Führungskraft ergänzt werden. Skill-Profile dienen somit als Instrument, um Skill-Gaps zu identifizieren – also Bereiche, in denen Mitarbeitende noch Entwicklungsbedarf haben – und passende Lernangebote (Lernpfade, Materialien) darauf abzustimmen.
Skill-Analysen: Für berechtigte Personen (Admins) bietet das Skill-Dashboard aggregierte Auswertungen. Sie können beispielsweise sehen, wie viele Skill-Profile im Unternehmen zugewiesen wurden, wie hoch der durchschnittliche Beherrschungsgrad ist und wie vollständig Profile insgesamt sind. Für ein bestimmtes Skill-Profil kann außerdem visualisiert werden, wie die Verteilung der Skill-Level unter den zugewiesenen Mitarbeitenden aussieht und wie sie sich im Zeitverlauf entwickelt. Diese Auswertungen werden standardmäßig aggregiert bzw. anonymisiert dargestellt (z. B. Histogramme, Trenddiagramme) und dienen in erster Linie der Personalentwicklung, um den Fortschritt von Skill-Initiativen zu verfolgen. Bei Bedarf kann der Kunde zusätzliche Sichtbarkeitsoptionen aktivieren:
Bei Bedarf kann eine individuelle Ansicht einzelner Mitarbeitender innerhalb der Dashboards aktiviert werden, sofern das Unternehmen diese Einstellung bevorzugt. Ein häufiger Anwendungsfall ist die interne Suche nach Experten mit bestimmten Skill-Profilen.
Admins können bei Bedarf auch einzelne Profile einsehen, beispielsweise um Entwicklungsmaßnahmen mit den jeweiligen Mitarbeitenden zu besprechen. Wichtig: Skill-Daten werden nicht verwendet, um Mitarbeitende zu ranken, sondern um gezielte Unterstützung zu ermöglichen. Die Entscheidung, ein Skill-Profil mit Mitarbeitenden zu teilen, bedeutet immer Transparenz gegenüber diesen Mitarbeitenden – sie können ihr Profil sehen und daran arbeiten.
Gamification-Elemente (Punkte und Ranglisten): edyoucated verwendet Lernpunkte, die Benutzer durch das Abschließen von Inhalten sammeln. Dies soll spielerisch motivieren. Die Plattform kann optional Ranglisten erstellen, in denen Benutzer Punktestände vergleichen können. Dabei gibt es wichtige Datenschutzeinstellungen: In der individuellen Rangliste sieht jeder Benutzer nur den eigenen Namen; alle anderen Namen werden anonymisiert (nur Rangposition und Punktestände anderer). So kann die eigene Platzierung erkannt werden, ohne die Identität von Kolleginnen und Kollegen zu erfahren. Dieses Design stellt sicher, dass kein öffentlicher „Pranger“ entsteht und Druck auf Einzelne vermieden wird. Zusätzlich zur individuellen Rangliste gibt es eine Team-Rangliste, die Teams anhand ihrer durchschnittlich gesammelten Punkte vergleicht. Diese Daten werden auf Teamebene aggregiert, um Fairness zwischen unterschiedlich großen Teams sicherzustellen.
Deaktivierbare Ranglisten: Die gesamte Ranglistenfunktion ist optional. Auf Wunsch des Unternehmens kann die Rangliste vollständig deaktiviert werden. Es ist auch möglich, nur eine Art von Rangliste bereitzustellen (z. B. Team-Rangliste oder individuelle Rangliste) oder beide auszuschalten – dafür genügt eine kurze Anfrage an den edyoucated-Support, der die Funktion entsprechend aktivieren oder deaktivieren kann. Sie können sogar auf Teamebene steuern, ob ein Team in der Team-Rangliste erscheinen soll (dies kann beim Erstellen eines Teams konfiguriert werden). Diese Flexibilität ermöglicht es, Gamification-Elemente nur in dem gewünschten Umfang zu nutzen. Wenn Bedenken bestehen, dass eine Rangliste unerwünschten Wettbewerbsdruck erzeugt, kann die Funktion einfach deaktiviert bleiben.
Integrationen und Single Sign-On: Die Plattform kann in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert werden. Single Sign-On kann je nach Organisation und Einrichtung des Identity Providers über Standardprotokolle wie OIDC oder SAML 2.0 angebunden werden, ergänzt durch Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen (z. B. Personio) oder Content-Plattformen. Mitarbeitende starten über den edyoucated SSO-Login und können – sofern konfiguriert – anhand ihrer Unternehmens-E-Mail-Domain zum richtigen Identity Provider weitergeleitet werden; die Einrichtung wird zwischen edyoucated, Ihrem IT-Team und Ihrem Identity Provider abgestimmt. Technische Details zur Einrichtung von SAML 2.0 finden Sie unter Single Sign-On (SSO) in edyoucated mit SAML 2.0 einrichten.
Zusammenfassend bietet edyoucated einen breiten Funktionsumfang, der modular ist. Ihre Organisation kann entscheiden, welche Module aktiviert und wie sie konfiguriert werden. Insbesondere potenziell sensible Funktionen wie Ranglisten oder Mentoring sind optional und können jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden.
Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz hat bei edyoucated höchste Priorität. Das Produkt wird in Deutschland entwickelt („Made in Germany“) und ist selbstverständlich DSGVO-konform. Detaillierte Informationen finden Sie in den AVV und TOMs von edyoucated.
Rollen und Zugriffsberechtigungen
Ein zentrales Element zum Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitenden ist das Rollen- und Berechtigungsmodell der Plattform. Es definiert, wer welche Inhalte und Daten sehen oder welche Aktionen ausführen kann. Die wichtigsten Rollen in edyoucated sind:
Mitglied (Lernender): Dies ist die Standardrolle für alle Mitarbeitenden. Mitglieder können auf Lernmaterialien zugreifen, Aufgaben/Quizze absolvieren, ihre eigenen Skills einschätzen und ihren individuellen Lernfortschritt verfolgen. Sie haben nur Zugriff auf den Lernbereich und ihre eigenen Daten. Mitglieder sehen nicht die Lernaktivitäten oder Profile anderer Mitarbeitender. Ranglisten sind wie beschrieben anonymisiert, sodass sie die Identität anderer nicht erfahren. Diese Rolle eignet sich für alle regulären Mitarbeitenden, da sie keinen administrativen Zugriff gewährt.
Autor (Content-Ersteller): Autoren können Lerninhalte erstellen (Lernpfade, Lernmaterialien, Fragen, Events usw.) und das Skill-Management verwalten (Taxonomie, Skill-Profile). Diese Rolle wird beispielsweise von internen Trainern oder Fachexperten genutzt, die Inhalte bereitstellen. Autoren haben keine Sicht auf persönliche Lernfortschritte von Benutzern, es sei denn, sie besitzen zusätzlich eine höhere Rolle. Ihr Fokus liegt vor allem auf der Qualität der Inhalte, nicht auf Mitarbeitendendaten.
Zugriffs-Manager: Diese Rolle ergänzt Autoren, indem Zugriffs-Manager sicherstellen, dass die erstellten Inhalte den richtigen Mitarbeitenden/Teams zur Verfügung stehen. Sie verwalten Inhaltsberechtigungen (welches Team welchen Lernpfad sieht usw.). Auch sie haben keine erweiterten Analyserechte für Benutzerdaten und konzentrieren sich auf die Inhaltsverteilung.
Kuratierungs-Admin: Eine kombinierte Rolle (Autor + Zugriffs-Manager), die insbesondere für kleinere Organisationen gedacht ist, in denen eine Person Inhalte sowohl erstellt als auch verteilt. Auch hier stehen Inhalte im Vordergrund; personenbezogene Fortschrittsdaten sind nicht sichtbar, außer in Bezug auf Events/Lernreisen, die dieser Admin verwaltet und bei denen Teilnehmerlisten sichtbar sind. Diese Daten beschränken sich jedoch auf Anmeldungen, nicht auf Leistung.
Besitzer / Administrator: Dies ist die höchste Rolle mit vollständigen Berechtigungen. Besitzer können Benutzerkonten verwalten, Inhalte und Organisationseinstellungen konfigurieren und vor allem die Wirksamkeit von Lernprogrammen überwachen – das heißt, sie haben Zugriff auf die Analytics-Dashboards und Einblicke in Lern- und Skill-Daten. Nur Besitzer können personenbezogene Daten und Lerninformationen aller Mitglieder einsehen. Dazu gehören beispielsweise der Fortschritt einzelner Benutzer in Lernpfaden, deren Punktestände, Auswertungen von Skill-Profilen usw. Außerdem sind sie die einzigen, die Trainings zuweisen (z. B. Pflichtschulungen) und Teilnehmerlisten für Events/Lernreisen einsehen und verwalten können. In der Praxis wird diese Rolle typischerweise dem verantwortlichen L&D-Team oder HR-Administratoren zugewiesen. Die Anzahl der Personen mit dieser Berechtigung sollte klein gehalten werden (Prinzip der Datenminimierung).
Zusätzlich zu diesen Hauptrollen gibt es teambezogene Berechtigungen, mit denen die rechtebasierte Sichtbarkeit auf Mitarbeitendenebene genauer gesteuert werden kann:
Teams und Team-Manager: In edyoucated können Mitarbeitende in Teams organisiert werden (z. B. nach Abteilung, Standort oder Projektgruppe). Dies dient nicht nur der Übersicht, sondern ermöglicht zusätzliche Funktionen:
Inhalte (Lernpfade, Skill-Profile, Events) können ganzen Teams auf einmal zugewiesen werden.
Es gibt die oben erwähnte Team-Rangliste, die Teams vergleicht (optional).
Teamspezifische Analysen: Im Analytics-Dashboard kann nach Teams gefiltert werden, um beispielsweise die Lernstunden eines bestimmten Teams anzuzeigen.
Wichtig: Innerhalb eines Teams können Sie einen oder mehrere Benutzer als „Manager“ markieren. Die Standardrolle innerhalb eines Teams ist Mitglied, durch die Markierung als Manager wird jedoch die Führungsstruktur abgebildet (z. B. Teamleitung). Team-Manager erhalten bestimmte Rechte für ihr Team:
Im Bereich Team-Management sehen sie eine Liste aller Teammitglieder, die sie verwalten, einschließlich des Datums der letzten Lernaktivität. Das bedeutet, dass ein Team-Manager beispielsweise sehen kann, wann Mitarbeitende im eigenen Team zuletzt beim Lernen aktiv waren und grob welche Fortschritte erzielt wurden.
Team-Manager können den Lernfortschritt ihrer Mitarbeitenden einsehen – hauptsächlich in Bezug auf zugewiesene Lernpfade oder Pflichtschulungen in ihrem Team. Konkret: Wenn einem Team eine Pflichtschulung zugewiesen wurde, kann der Team-Manager sehen, wer sie abgeschlossen hat und wer noch nicht (ähnlich den Abschlussstatistiken, die auch per E-Mail gemeldet werden). Außerdem kann er im Team-Analytics-Dashboard sehen, wie viele Lernstunden sein Team insgesamt gesammelt hat usw., jedoch nur für das eigene Team.
Team-Manager können Genehmigungsanfragen ihrer Teammitglieder bearbeiten. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter für ein genehmigungspflichtiges Event anmelden möchte, erscheint dies im Bereich „Offene Anfragen“ für den Team-Manager und kann dort genehmigt oder abgelehnt werden.
Wichtig: Ein Team-Manager hat nicht dieselben Rechte wie ein Plattformadministrator. Er sieht nur Daten für sein eigenes Team, nicht für die gesamte Organisation. Außerdem kann er keine globalen Einstellungen ändern oder anderen Benutzern Rollen zuweisen (außer Mitglieder/Manager innerhalb des eigenen Teams festzulegen, sofern er diese Berechtigung hat).
Diese Team-Manager-Funktion ist nützlich, um direkten Führungskräften bestimmte Einblicke zu gewähren, ohne ihnen Vollzugriff zu geben. So kann beispielsweise eine Abteilungsleitung den Schulungsstatus der eigenen Mitarbeitenden prüfen, aber keine Daten aus anderen Abteilungen einsehen. Dies folgt dem Prinzip der granularen Rechtevergabe und verhindert Missbrauch, da jede Führungskraft nur die minimal erforderlichen Informationen erhält.
Wenn Ihr Unternehmen diese Teamstruktur nicht nutzen möchte, müssen keine Team-Manager definiert werden. In diesem Fall würden nur globale Admins teamübergreifende Analysen sehen, und Führungskräfte würden Berichte bei Bedarf indirekt vom L&D-Team erhalten. Die Plattform kann flexibel an die gewünschte Organisationsstruktur angepasst werden.
Keine weiteren Sichtbarkeiten: Abgesehen von Team-Managern gibt es keine versteckten „Manager-Accounts“. Das bedeutet: Wenn eine Person nicht als Admin oder Team-Manager definiert ist, sieht sie nicht automatisch Analysen. Reguläre Mitarbeitende sehen tatsächlich nur ihr eigenes Profil, ihre eigenen Lerninhalte und ggf. anonymisierte Vergleiche (Punkte-Ranglisten).
Dieses Rollenmodell wurde in der Plattform bewusst so gestaltet, dass Datenschutz und Mitbestimmung unterstützt werden. Es folgt dem Need-to-know-Prinzip: So wenig personenbezogene Transparenz wie möglich, so viel wie nötig. Dadurch wird sichergestellt, dass Verhaltens- und Leistungsdaten nicht unkontrolliert für alle sichtbar sind, sondern ausschließlich in den Händen der zuständigen Personen liegen (z. B. L&D-Administrator oder direkte Führungskraft in begrenztem Umfang). Die Rollen und Berechtigungen können jederzeit im Admin-Menü eingesehen werden, um Klarheit darüber zu schaffen, wer welche Rolle innehat. Änderungen an Rollen können nur von Administratoren vorgenommen werden, und jede Person kann auf der Plattform genau eine Rolle haben, die ihr Berechtigungsprofil bestimmt.
Lernpfade, Pflichtschulungen und Nachverfolgung des Lernfortschritts
Hier wird detaillierter erläutert, wie der Lernfortschritt nachverfolgt wird, wer diese Informationen sieht und wie Feedback bereitgestellt wird – insbesondere im Kontext von Pflichtschulungen (Compliance) und allgemeinen Lernpfaden:
Ansicht für Mitarbeitende: Jede mitarbeitende Person hat ein persönliches Dashboard („Startseite“), das aktuelle Lernpfade und Trainings anzeigt. Pflichtschulungen sind dort besonders gekennzeichnet und mit einem Fälligkeitsdatum versehen, sodass Mitarbeitende wissen, bis wann sie diese abschließen müssen. Außerdem gibt es für jeden Lernpfad eine Fortschrittsanzeige, die die Mitarbeitenden selbst sehen. Diese Selbstkontrolle hilft Mitarbeitenden, den Überblick über ihre Lernziele zu behalten.
Erinnerungen und Benachrichtigungen: Wie oben erwähnt, sendet die Plattform E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeitende zu bestimmten Ereignissen (Zuweisung zu einer Pflichtschulung, bevorstehende Fälligkeit, Überfälligkeit, Abschlussbestätigung). Dies erfolgt automatisch und dient der Unterstützung der Mitarbeitenden, nicht ihrer Überwachung. Für Führungskräfte (Team-Manager) gibt es Benachrichtigungen kurz vor und am Stichtag einer Pflichtschulung für ihr Team, einschließlich einer kleinen Statistik (z. B. „5 von 7 Mitarbeitenden haben abgeschlossen“). Für reguläre (freiwillige) Lernpfade werden standardmäßig keine individuellen Leistungs-E-Mails an Manager gesendet; Zuweisungen über Compliance-Richtlinien können Benachrichtigungen an Lernende und eine E-Mail-Zusammenfassung an Richtlinienverantwortliche auslösen, wie unter Compliance-Benachrichtigungen und E-Mails beschrieben. Das bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter einen regulären (freiwilligen) Lernpfad absolviert oder nicht absolviert, wird die Führungskraft nicht automatisch darüber informiert.
Reporting für Administratoren: Admins (Rolle Besitzer) können Übersichten im Analytics-Dashboard einsehen, beispielsweise wie viele Benutzer aktiv lernen, wie viele Stunden gelernt wurden usw., teilweise aufgeschlüsselt nach Zeitraum oder Team. Diese Kennzahlen sind zunächst aggregiert (z. B. „Wöchentlich aktive Benutzer: 40“ – eine Zahl für das gesamte Unternehmen). Admins können außerdem Details pro Benutzer einsehen, etwa indem sie in der Fortschrittsübersicht einen bestimmten Lernpfad auswählen und sehen, welche Benutzer ihn zu welchem Prozentsatz abgeschlossen haben. Insbesondere bei Pflichtschulungen gibt es eine Tabelle, in der jeder zugewiesene Benutzer mit dem Status „Abgeschlossen am [Datum]“ oder „Überfällig“ aufgeführt ist. Diese detaillierten Fortschrittstabellen sind nur für Admins sichtbar – typischerweise für die verantwortliche Personalentwicklungsabteilung. Ein Team-Manager kann eine ähnliche Tabelle für sein Team, aber nicht für andere Bereiche sehen.
Nutzung der Daten: Alle erfassten Lernfortschrittsdaten dienen dem legitimen Zweck, sicherzustellen, dass erforderliche Trainings abgeschlossen werden, und zu analysieren, wie Lernangebote angenommen werden. Es findet keine automatisierte Leistungsbewertung oder Rangordnung von Mitarbeitenden auf Basis dieser Daten statt. Erfahrungsgemäß wird Transparenz über Lernfortschritte vor allem genutzt, um Schulungsbedarfe besser zu planen oder Lernangebote zu verbessern (z. B. wenn viele einen Pfad abbrechen, könnte der Inhalt ungeeignet sein). Verhaltenskontrolle ist ausdrücklich kein Ziel der Plattform.
Individuelles Feedback: edyoucated ermöglicht es Mitarbeitenden außerdem, selbst Feedback zu geben – beispielsweise können sie Inhalte bewerten oder Kommentare hinterlassen. Dies ist freiwillig und dient der Qualitätsverbesserung von Lerninhalten. Solches Feedback ist für Autoren/Admins sichtbar, wird jedoch anonymisiert oder ist nicht öffentlich für Kolleginnen und Kollegen sichtbar.
Speicherung von Lernhistorien: Lernaktivitäten (Abschlüsse, Punktestände) bleiben gespeichert, solange das Konto aktiv ist, damit sowohl Mitarbeitende als auch das Unternehmen Nachweise über absolvierte Trainings haben. Wo verfügbar, kann die Lernpfadhistorie den schreibgeschützten Aktivitätsverlauf sowie Informationen zu Zurücksetzungen enthalten, wie unter Aktivitätsverlauf für Lernpfade ansehen beschrieben. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kann ihr Konto (und damit ihre Lernhistorie) auf Anfrage gelöscht werden (siehe Datenschutz oben).
Reporting und Analysen
Analytics-Dashboard für Admins: Wie erwähnt, haben nur Besitzer/Admins Zugriff auf das vollständige Analytics-Dashboard. Es enthält verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) auf aggregierter Ebene:
Wöchentlich aktive Benutzer (WAU): Anzahl der Benutzer, die in den letzten 7 Tagen aktiv waren.
Gelernte Stunden: Gesamtlernzeit, berechnet aus abgeschlossenen Materialien und Event-Dauer.
Durch Personalisierung eingesparte Stunden: Geschätzte Zeitersparnis durch adaptive Lernpfade (weil bekannte Inhalte übersprungen wurden).
Gestartete Lernpfade: Gesamtzahl der gestarteten Lernpfade.
Abschlussrate von Lernpfaden: Prozentsatz der gestarteten Pfade, die auch abgeschlossen wurden.
Durchschnittlicher Lernpfadfortschritt: Durchschnitt aller Fortschrittsprozentsätze, um auch unvollständige Pfade zu berücksichtigen.
Diese Kennzahlen geben dem Unternehmen ein Gefühl für die Lernaktivität, ohne unmittelbar personenbezogen zu sein. Sie helfen beispielsweise zu erkennen, ob die Plattform angenommen wird (WAU) oder ob Lernpfade möglicherweise zu lang/anspruchsvoll sind (wenn Abschlussraten niedrig, Fortschrittsprozentsätze aber hoch sind, kann dies ein Hinweis sein).
Diagramme über die Zeit: Es gibt Visualisierungen wie:
Aktive Benutzer pro Tag (Diagramm mit täglich aktiven Benutzern sowie rollierenden WAU/MAU)
Lernzeit pro Tag (aufgeteilt in Lernpfadzeit und Event-Teilnahmezeit)
Mentoring-Stunden (falls Mentoring aktiv ist: Diagramm der genutzten Mentorenzeit, Chat vs. Call)
Lernpfad-Performance-Tabelle: Listet jeden Lernpfad mit Anzahl der Starter, Abschlussrate und durchschnittlichem Fortschritt auf
Filteroptionen: Admins können diese Daten nach Zeitraum, Teams und Benutzerrolle filtern. Letzteres hilft beispielsweise dabei, Auswertungen auf Mitglieder zu beschränken (Admins, die Inhalte selbst testen, können ausgeblendet werden, um die Statistik nicht zu verzerren)
Personenbezogene Berichte: Abgesehen von Pflichtschulungstabellen und Teamübersichten gibt es kein Standard-Dashboard, das beispielsweise eine Rangliste aller Mitarbeitenden nach Lernstunden ausgibt (und wie erwähnt ist die vorhandene Rangliste anonymisiert). Ein Admin kann jedoch über Drill-down Informationen pro Person erhalten. Beispielsweise kann er auf der Seite Mitglieder in der Administration nach einem bestimmten Benutzer suchen und dessen Profil einsehen.
Skill-Analysen:
Skill-Profile: Aggregierter Überblick über Skills (und zeitliche Entwicklung) über Skill-Profile und/oder Teams hinweg; keine individuelle Auswertung möglich.
Skill-Experten: Optionale Funktion; Übersicht über Skills einzelner Mitarbeitender, filterbar nach Skill-Profilen, Skills, Teams und Benutzernamen.
Content-Abdeckung: Optionale Funktion; Übersicht über die Abdeckung einzelner Skills über verschiedene Lerninhaltsanbieter hinweg; enthält somit keine Benutzerdaten.
Vermeidung von Verhaltenskontrolle und Schutz der Mitarbeiterinteressen
Klare Zweckbindung der Daten: Alle erfassten Daten dienen dem Zweck Learning & Development. Es gibt keine darüber hinausgehende Leistungs- oder Produktivitätskontrolle. Beispielsweise kann aus Lernzeiten nicht auf die Arbeitsleistung geschlossen werden – jemand mit wenigen Lernstunden verfügt möglicherweise bereits über die Skills oder ist vollständig in Projekte eingebunden; umgekehrt sind viele Lernstunden kein Selbstzweck.
Anonymisierung und Privacy by Design: Die Plattform hat Datenschutzprinzipien integriert. Das beste Beispiel ist die anonymisierte Rangliste. Dadurch wird sozialer Druck reduziert. Mitarbeitende werden nicht öffentlich dafür herausgestellt, wie viel sie gelernt haben. Auch dass reguläre Mitglieder keinen Einblick in Profile von Kolleginnen und Kollegen haben, verhindert soziale Vergleiche oder ungesunden Wettbewerb. Dieser Privacy-by-Design-Ansatz zeigt sich auch darin, dass beispielsweise Skill-Profil-Daten erst nach Freigabe geteilt werden – nichts wird ohne Wissen der Mitarbeitenden erfasst oder veröffentlicht.
Recht auf Auskunft und Löschung: Jede mitarbeitende Person kann Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind (dies ergibt sich aus der DSGVO und wird vom System unterstützt). Wie oben beschrieben, kann auch die Löschung der eigenen Daten beantragt werden – natürlich im Rahmen eines geordneten Offboardings oder auf Anfrage innerhalb der eigenen Rechte. Wichtig ist: Es besteht keine Verpflichtung, Daten gegen den Willen der Mitarbeitenden dauerhaft zu speichern (ausgenommen gesetzliche Anforderungen, z. B. für Compliance-Nachweise, aber auch dann nur innerhalb der Aufbewahrungsfristen). Dies unterstreicht, dass die Plattform nicht versucht, Profile von Mitarbeitenden gegen deren Interessen aufzubauen – sie dient den Mitarbeitenden.
Schulung und Kommunikation: Ein System ist nur so gut wie seine Benutzer und Administratoren. Um Missverständnisse zu vermeiden, wird empfohlen, alle Mitarbeitenden über die Funktionsweise von edyoucated zu informieren, insbesondere:
Welche Daten sehe ich selbst?
Welche Daten sieht meine Führungskraft?
Was passiert, wenn ich eine Pflichtschulung nicht abschließen kann? (Hier kann kommuniziert werden, dass zunächst das Gespräch gesucht wird statt unmittelbarer Abmahnungen, sofern dies der Unternehmensrichtlinie entspricht.)
Wie kann ich meine Daten einsehen oder ändern?
Wer ist Admin und kann Analysen sehen? (Offene Kommunikation schafft Vertrauen: z. B. „Die Analysen werden monatlich vom HR-Entwicklungsteam geprüft, um Trends zu erkennen – es erfolgt keine individuelle Bewertung durch die Geschäftsführung.“)
Wie werden die Betriebsvereinbarungen zum Lernsystem eingehalten?