Nicht jedes HR-System bietet eine direkte Schnittstelle zu edyoucated. Wenn Ihr System stattdessen einen geplanten Datei-Export erzeugen kann, übernimmt die SFTP-Integration die Daten automatisch: Sie stellen zwei CSV-Dateien auf Ihrem eigenen SFTP-Server bereit, edyoucated holt diese einmal täglich ab und gleicht Benutzer und Teams damit ab.
Verfügbar für Benutzer mit der Rolle Eigentümer.
Erfahren Sie mehr über Rollen und Berechtigungen hier.Verfügbar als kostenpflichtiges Add-on
Verfügbar auf Desktop
Vorteile der Integration
Unabhängig vom HR-System: Jedes System, das einen strukturierten Export planen kann, lässt sich anbinden – auch ohne eigene Schnittstelle.
Automatisierte Benutzererstellung und -aktualisierungen: Vermeiden Sie manuelle Eingaben, indem Benutzerdaten direkt aus Ihrem Export in edyoucated übernommen werden.
Organisatorische Änderungen widerspiegeln: Aktualisieren Sie automatisch Änderungen in Teamstrukturen, Vorgesetzten und Mitarbeiterstatus.
Effiziente Deaktivierung: Deaktivieren Sie automatisch Benutzer, die die Organisation verlassen, und reduzieren Sie den manuellen Aufwand.
Voraussetzungen auf Ihrer Seite
Damit edyoucated die Daten abholen kann, benötigen wir von Ihnen:
Hostname und Port Ihres SFTP-Servers
Das Verzeichnis, in dem die beiden Dateien liegen
Einen Benutzer mit lesendem Zugriff auf dieses Verzeichnis, inklusive Passwort oder SSH-Key
Den Fingerprint des Host-Keys, damit edyoucated prüfen kann, dass die Verbindung zum richtigen Server aufgebaut wird
Hinweis: edyoucated greift aus der Cloud auf Ihren Server zu und verwendet dabei keine feste ausgehende IP-Adresse. Wenn Ihr SFTP-Server den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen beschränkt, klären Sie das bitte vor der Einrichtung mit Ihrem edyoucated-Kundenbetreuer. In der Regel ist die Authentifizierung per SSH-Key der einfachere Weg.
Aufbau der Dateien
Die Integration liest zwei CSV-Dateien aus demselben Verzeichnis. Beide Dateien sind dabei immer ein vollständiger Abzug des aktuellen Stands, keine Änderungsliste. Dateinamen und Verzeichnis bleiben gleich, die Dateien werden bei jedem Export überschrieben.
Für beide Dateien gilt:
Kodierung | UTF-8, mit oder ohne Byte Order Mark |
Trennzeichen | Komma oder Semikolon – edyoucated erkennt es automatisch anhand der Kopfzeile |
Anführungszeichen | Werte, die ein Trennzeichen oder ein Anführungszeichen enthalten, in doppelte Anführungszeichen setzen (nach RFC 4180) |
Zeilenende | LF oder CRLF |
Kopfzeile | Erste Zeile, genau die unten genannten Spaltennamen. Die Reihenfolge ist beliebig, zusätzliche Spalten werden ignoriert. |
Aktualisierung | Mindestens einmal pro Arbeitstag. edyoucated holt die Dateien täglich um 4 Uhr UTC ab, Ihr Export sollte also jeweils vorher abgeschlossen sein. |
users.csv – eine Zeile pro Person
Beispieldatei: users.csv
Spalte | Beschreibung | Pflicht | Beispiel |
| Ihr stabiler Schlüssel für die Person, zum Beispiel die Personalnummer. Text, bis zu 64 Zeichen, muss eindeutig sein. | Ja |
|
| Vorname | Ja |
|
| Nachname | Ja |
|
| Eine funktionale E-Mail-Adresse, über die auch die Einladung verschickt wird. Muss eindeutig sein. | Ja | |
| Position | Nein |
|
| Die | Nein |
|
|
| Nein |
|
|
| Nein |
|
Hinweis: Die employee_id sollte sich über die gesamte Beschäftigungsdauer nicht ändern, da edyoucated Personen daran wiedererkennt. Ändert sich die ID einer Person, wird sie als neue Person angelegt.
team_memberships.csv – eine Zeile pro Person und Team
Beispieldatei: team_memberships.csv
Spalte | Beschreibung | Pflicht | Beispiel |
| Muss zu einer Zeile in der | Ja |
|
| Der Name, den das Team in edyoucated erhält | Ja |
|
Mehrfachzuordnungen sind möglich: Legen Sie dafür einfach mehrere Zeilen für dieselbe Person an.
Vorgesetzte und Teams
Die Integration erstellt Teams auf zwei Wegen:
Aus der
team_memberships.csv: Jeder Teamname in der Datei wird zu einem Team mit genau den dort aufgeführten Personen.Aus der Spalte
supervisor_employee_id: Für jede vorgesetzte Person entsteht automatisch ein eigenes Team, das die direkt zugeordneten Mitarbeitenden sowie die vorgesetzte Person selbst enthält. Der Teamname enthält dabei den Namen der vorgesetzten Person.
Beide Arten von Teams bestehen nebeneinander. Eine Person kann also gleichzeitig Mitglied eines fachlichen Teams und Teil eines Vorgesetzten-Teams sein.
Tipp: Für die Vorgesetzten-Teams müssen Sie in der team_memberships.csv nichts pflegen, diese entstehen allein aus der Spalte supervisor_employee_id. Nutzen Sie die team_memberships.csv daher nur für Teams, die Sie zusätzlich fachlich abbilden möchten, zum Beispiel Abteilungen, Standorte oder Projektgruppen. Es lohnt sich, vor dem Aufsetzen des Exports intern zu klären, nach welcher Logik Ihre Mitarbeitenden in edyoucated gruppiert werden sollen.
Fehlerbehandlung
Ein Lauf bricht vollständig ab und verändert nichts, wenn:
der Server nicht erreichbar ist, die Anmeldung abgelehnt wird oder der Host-Key nicht zum hinterlegten Fingerprint passt,
eine der beiden Dateien fehlt, leer ist oder keine Datenzeilen enthält,
eine Kopfzeile nicht den erwarteten Spaltennamen entspricht.
Einzelne unbrauchbare Zeilen führen dagegen nicht zum Abbruch. Fehlt in einer Zeile ein Pflichtwert, oder verweist eine Zeile der team_memberships.csv auf eine employee_id, die es in der users.csv nicht gibt, wird nur diese eine Zeile übersprungen und im Lauf gezählt. Alle übrigen Daten werden übernommen, sodass Sie Ihren Export gezielt nachbessern können.
Hinweis: Wenn ein Lauf fehlschlägt, wird der Fehler protokolliert und die Organisationsinhaber erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Die automatische Synchronisation pausiert, bis der Fehler behoben ist.