Diese Anleitung bietet detaillierte Anweisungen zur Verwaltung von Events, einschließlich dem Erstellen, Duplizieren und Löschen von Events sowie zur Verwaltung von Eventdetails und Teilnehmern.
Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar für Benutzer mit der Rolle Zugriffs-Manager, Autor, Kuratierungs-Admin, Besitzer.
Erfahren Sie mehr über Rollen und Berechtigungen hier.Verfügbar in allen Plänen
Verfügbar auf Desktop
Zugriff auf den Event-Bereich
Um auf den Event-Bereich zuzugreifen, klicken Sie in der Hauptnavigation links auf Events. Dadurch wird die Seite Event-Management geöffnet, auf der alle vorhandenen Events in Tabellenform angezeigt werden.
Verständnis der Event-Tabelle
Die Event-Tabelle bietet einen Überblick über alle Events mit den folgenden Spalten:
Titel: Der Name des Events.
Status: Der aktuelle Status des Events, wie Entwurf, geplant, abgeschlossen oder abgesagt.
Datum: Das Datum und die Uhrzeit, wann das Event stattfinden soll.
Anmeldungen: Die Anzahl der Benutzer, die sich erfolgreich für das Event registriert haben.
Warteliste: Die Anzahl der Benutzer auf der Warteliste, falls die Warteliste für das Event aktiviert ist.
Typ: Das Format des Events, das online, offline oder hybrid sein kann.
Preis: Die Kosten für die Teilnahme am Event, falls zutreffend.
Erstellt von: Der Benutzer, der das Event erstellt hat.
Erstellt am: Das Datum, an dem das Event erstellt wurde.
Über der Tabelle ermöglicht ein Suchfeld das Filtern von Events anhand ihres Titels.
Erstellen eines neuen Events
Um ein neues Event zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
Klicken Sie auf die Schaltfläche
+ Eventoben rechts auf der Event-Übersichtsseite.Geben Sie im Modal-Fenster ein
den Titel des Events,
wählen Sie die Sprache,
legen Sie die Start- und Endzeit fest,
wählen Sie den Event-Typ (online, offline oder hybrid),
und entscheiden Sie, ob eine Genehmigung durch den Team-Manager erforderlich ist.
Klicken Sie auf
Event erstellen. Das Event wird erstellt und erscheint in der Event-Tabelle mit einem "Neu"-Badge und im Entwurfsstatus.
Bearbeiten von Event-Details
Um ein Event zu bearbeiten, klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, um die Event-Detailseite zu öffnen. Hier können Sie verschiedene Abschnitte bearbeiten:
Allgemeine Details
Titel und Sprache: Aktualisieren Sie den Event-Titel und die Sprache.
Trainer: Fügen Sie einen Trainer für das Event hinzu.
Beschreibungen: Geben Sie eine kurze und eine vollständige Beschreibung an. Verwenden Sie bei Bedarf den KI-Assistenten, um Text zu generieren.
Zeitplandetails
Daten und Zeiten festlegen: Passen Sie das Start- und Enddatum sowie die Uhrzeit an.
Registrierungs-Deadline: Aktivieren und legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Event die Registrierung geschlossen wird.
Absage-Deadline: Aktivieren und legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Event Benutzer ihre Teilnahme stornieren können.
Ortsdetails
Wählen Sie zwischen Online-, Offline- oder Hybrid-Events:
Online-Ort: Geben Sie einen Videolink ein oder generieren Sie einen Microsoft Teams-Meeting-Link.
Offline-Ort: Geben Sie eine Beschreibung oder einen Kartenlink für den Ort an.
Hybrid-Events: Geben Sie sowohl Online- als auch Offline-Orte an, falls zutreffend.
Dokumente
Dateien hochladen: Fügen Sie bis zu 10 Dateien (max. 500 MB je Datei) hinzu. Diese Dateien werden den Teilnehmenden auf der Event-Detailseite zur Verfügung gestellt.
Anweisungen: Geben Sie Anweisungen für Lernende zu den Dokumenten an.
Hinweis: Dokumente sind erst sichtbar, nachdem sich ein Benutzer für das Event angemeldet hat. Wenn eine Manager-Genehmigung erforderlich ist, werden die Dokumente nach der Genehmigung der Anmeldung sichtbar.
Festlegen des Event-Zugriffs
Der Zugriff-Tab auf der Event-Detailseite ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Benutzer in Ihrer Organisation auf das Event zugreifen können.
Suchen Sie auf der Event-Detailseite den Zugriff-Tab, um Benutzerberechtigungen zu verwalten.
Klicken Sie auf Bearbeiten im Abschnitt Event-Zugriff. Sie haben folgende Optionen:
Zugriff für alle Benutzer in Ihrer Organisation gewähren.
Zugriff für bestimmte Teams gewähren.
Zugriff für einzelne Benutzer gewähren.
Klicken Sie auf
Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Teilen eines Event-Links
Es wird ein Event-Link generiert, den Sie kopieren und mit Benutzern teilen können. Benutzer werden zur Event-Detailseite in der Lernansicht weitergeleitet, wenn das Event geplant ist und sie Zugriff haben. Andernfalls werden sie zur Event-Übersichtsseite weitergeleitet.
Zuordnung von Skills zu Events
Die Zuordnung von Skills zu Events ist entscheidend für die Bereitstellung von skillbasierten Event-Empfehlungen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Skills effektiv zugeordnet werden.
Klicken Sie im Zugeordnete Skills-Tab auf der Event-Detailseite auf
Bearbeiten, um den Skill-Editor zu öffnen.Auf der linken Seite sehen Sie die Skill-Taxonomie Ihrer Organisation. Wählen Sie die Skills oder Kapitel aus, die Sie dem Event zuordnen möchten.
Für jeden ausgewählten Skill oder jedes Kapitel geben Sie das erforderliche Skill-Level für Vorwissen an. Wenn kein Level festgelegt ist, wird davon ausgegangen, dass kein Vorwissen erforderlich ist.
Bestätigen Sie die Zuordnung, indem Sie auf
Skills zuordnenin der oberen rechten Ecke klicken.
Verwalten von Event-Anmeldungen
Der Anmeldungen-Tab auf der Event-Detailseite zeigt Benutzer an, die sich für das Event registriert haben. Dieser Abschnitt erklärt, wie Anmeldungen und Teilnahme verwaltet werden.
Anmeldungen anzeigen
Im Anmeldungen-Tab können Sie die folgenden Felder in der Tabelle sehen:
Der Name des Benutzers und das Profilbild
Das Feld Angemeldet am, das das Datum der Registrierung anzeigt.
Das Feld Angemeldet durch, das die Art der Anmeldung zeigt: Selbst angemeldet oder Angemeldet durch Admin
Das Feld Teilgenommen, um zu bestätigen, ob der Benutzer am Event teilgenommen hat.
Bestätigung der Event-Teilnahme
Nach dem Event verwenden Sie das Feld Teilgenommen im Anmeldungen-Tab, um zu bestätigen, ob der Benutzer teilgenommen hat.
Tipp: Wenn ein Benutzer nach Ende des Events hinzugefügt wurde (z. B. durch Lernreise-Auto‑Signup oder manuelle Admin-Hinzufügung), bestätigen Sie seine Teilnahme nachträglich, wenn er tatsächlich teilgenommen hat.
Registrierung von Benutzern für Events
Benutzer können sich auf zwei Arten für Events registrieren: Selbstregistrierung oder Admin-Registrierung. Dieser Abschnitt beschreibt beide Methoden.
Selbstregistrierung
Benutzer können auf der Event-Detailseite in der Lernansicht auf die Schaltfläche Anmelden klicken. Team-Manager müssen möglicherweise die Anfrage bestätigen, wenn eine Genehmigung durch den Manager konfigriert wurde.
Hinweis: Der Genehmigungsdialog listet nur Teams mit mindestens einem Manager auf. Wenn der Lernende keinem Team mit Manager angehört, wird das Anfordern der Genehmigung blockiert, bis ein Team-Manager zugewiesen ist.
Admin-Registrierung
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Nutzer hinzufügenim Anmeldungen-Tab. Sie können:Alle Benutzer in der Organisation hinzufügen.
Bestimmte Teams hinzufügen.
Einzelne Benutzer hinzufügen.
Hinzufügen bestätigen: Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen, um den Vorgang zu starten. Ein Modal-Fenster informiert Sie darüber, dass Benachrichtigungen und Kalendereinträge für hinzugefügte Benutzer erstellt werden. Bestätigen Sie, indem Sie erneut auf Nutzer hinzufügen klicken.
Hinweis: Benutzer, die zu abgeschlossenen Events hinzugefügt werden, erhalten keine Benachrichtigungen, aber ihre Teilnahme kann nachträglich für genaue Statistiken bestätigt werden. Dies gilt auch, wenn Benutzer automatisch über eine Lernreise hinzugefügt werden: Wenn das Event bereits beendet ist, werden keine E-Mails und Kalendereinladungen versendet.
Hinweis: Wenn für das Event eine Manager-Genehmigung benötigt wird und der Benutzer eine offene (noch nicht genehmigte) Anmeldeanfrage hat, wird durch das Hinzufügen des Benutzers über die Teilnehmerliste hier der Genehmigungsprozess übersprungen. Das direkte Hinzufügen zur Liste gilt als "Genehmigung", und die ausstehende Genehmigungsanfrage wird auf Seiten des Managers entfernt (= der Manager muss nicht mehr handeln). Dies ist auch hilfreich, wenn ein Lernender keinem Team mit einem Manager angehört und daher keine Genehmigungsanfrage senden kann. Wenn das Event voll ist, wenn Sie einen Benutzer hinzufügen, wird er statt zur Teilnehmerliste zur Warteliste hinzugefügt und später ggf. automatisch in FIFO-Reihenfolge (First in, First out) befördert.
Hinweis: Event-Einladungen, Updates/Absagen und Kalendereinladungen werden an Benutzer mit dem Status Aktiv und Noch nicht aktiviert gesendet. Sie müssen sich vorher nicht eingeloggt haben, um diese E-Mails zu erhalten. Benutzer mit dem Status Deaktiviert erhalten keine E-Mails. (Wie oben beschrieben, werden für vergangene Events keine E-Mails und Kalendereinträge versendet.)
Entfernen von Benutzern aus Events
Fahren Sie im Anmeldungen-Tab mit der Maus über einen Benutzer, um ein Papierkorbsymbol zu sehen.
Klicken Sie darauf, um den Benutzer aus dem Event zu entfernen.
Bestätigen Sie die Entfernung im Modal-Fenster. Der Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt.
Exportieren der Anmeldeliste
Klicken Sie im Anmeldungen-Tab auf Liste exportieren, um eine CSV-Datei der registrierten Benutzer herunterzuladen, einschließlich ihres Registrierungsdatums und Teilnahme-Status.
Die Wartelistenfunktion verstehen
Die Wartelistenfunktion wird relevant, wenn eine maximale Teilnehmerzahl für ein Event festgelegt ist. Sobald dieses Limit erreicht ist, können zusätzliche Benutzer einer Warteliste beitreten, anstatt sich direkt für das Event zu registrieren.
Anzeigen der Warteliste
Die Warteliste kann im Warteliste-Tab auf der Event-Detailseite aufgerufen werden. Hier sehen Sie Benutzer, die der Warteliste beigetreten sind, zusammen mit ihrem Benutzernamen, Profilbild und dem Datum ihres Beitritts.
Warteliste + Manager-Genehmigung: genaues Verhalten
Wenn eine Genehmigung durch den Team-Manager erforderlich ist, werden Lernende erst nach Genehmigung durch den Manager zur Warteliste hinzugefügt. Die Genehmigung reserviert während der ausstehenden Phase keinen Platz.
Bei Genehmigung versucht das System, den Lernenden als Teilnehmer hinzuzufügen. Wenn das Event die Teilnehmergrenze erreicht hat, wird der Lernende auf die Warteliste gesetzt; andernfalls wird er als Teilnehmer hinzugefügt.
Wenn zum Zeitpunkt der Anfrage Plätze frei waren, diese aber vor der Genehmigung vergeben wurden, führt die Genehmigung dazu, dass der Lernende auf die Warteliste kommt.
Hinweis: Je schneller Manager genehmigen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass verfügbare Plätze während der ausstehenden Genehmigung von anderen belegt werden.
Automatische Beförderung von der Warteliste
Wenn ein Platz frei wird, wird der erste Benutzer auf der Warteliste (FIFO: First in, First out) automatisch in die Teilnehmerliste befördert.
Diese Beförderung löst die Glockenbenachrichtigung
AttendingLearningEventJoinedFromWaitListaus und sendet Kalender-/E-Mail-Updates für bevorstehende Events.
Verwalten der Warteliste
Fahren Sie mit der Maus über einen Eintrag in der Warteliste. Dadurch werden rechts zwei Optionen zur Verwaltung des Benutzers angezeigt.
Benutzer entfernen:
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ein Modal-Fenster zu öffnen.
Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie auf
Benutzer entfernenklicken.
Benutzer zum Event hinzufügen:
Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben einem Benutzer. Ein Modal-Fenster informiert Sie darüber, dass der Benutzer eine Benachrichtigung und Kalendereinträge erhält (nur wenn das Event nicht in der Vergangenheit liegt).
Bestätigen Sie, indem Sie auf
Benutzer hinzufügenklicken.
Über der Wartelistentabelle ermöglicht ein Suchfeld das Durchsuchen der Warteliste.
Exportieren der Warteliste
Im Warteliste-Tab können Sie die Daten der Warteliste auch als CSV-Datei exportieren, indem Sie auf Liste exportieren klicken. Die CSV-Datei enthält den Namen des Benutzers, die E-Mail-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit des Beitritts zur Warteliste.
Konfigurieren der Event-Einstellungen
Event-Einstellungen können im Einstellungen-Tab auf der Event-Detailseite konfiguriert werden. Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, verschiedene Aspekte des Events anzupassen.
Allgemeine Einstellungen
Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie:
Genehmigung durch den Team-Manager erforderlich: Diese Option umschalten, um eine Genehmigung für die Teilnahme von Benutzern zu verlangen. Lernende können nur für Teams eine Genehmigung anfragen, die mindestens einen Manager haben. Teams ohne Manager sind nicht auswählbar, und Anfragen können nicht gestellt werden.
Event-Preis festlegen: Einen Preis für das Event definieren und wählen, ob er auf der Event-Seite angezeigt wird.
Teilnehmer-Einstellungen
Im Abschnitt Teilnehmer-Einstellungen können Sie:
Minimale Teilnehmerzahl festlegen: Die minimale Anzahl an Teilnehmern definieren, die erforderlich ist, damit das Event stattfindet.
Maximale Teilnehmerzahl festlegen: Die maximale Anzahl an Teilnehmern festlegen. Benutzer, die dieses Limit überschreiten, werden auf die Warteliste gesetzt.
Feedback-Einstellungen
Im Abschnitt Feedback-Einstellungen können Sie einen Feedback-Link für Umfragen nach dem Event hinzufügen. Dieser Link wird an Benutzer gesendet, die am Event teilgenommen haben, sowohl per E-Mail als auch als Plattformbenachrichtigung.
Hinweis: Nach Abschluss eines Events erhalten Sie eine Erinnerung von edyoucated, um die Teilnahme zu bestätigen. Einen Tag später wird der ausgewählte Feedback-Link allen Teilnehmern, die Sie bestätigt haben, bereitgestellt.
Hinzufügen eines Event-Bildes
Um ein Event-Bild hochzuladen, klicken Sie im Abschnitt Titelbild auf Bild bearbeiten. Ein Modal-Fenster wird geöffnet, in dem Sie ein Bild von Ihrem lokalen Gerät hochladen können.
Ansetzen eines Events
Damit ein Event für Benutzer sichtbar ist, die Zugriff auf das Event haben, muss es geplant werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Event ansetzen oben rechts auf der Event-Detailseite.
Absagen eines Events
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Event absagenoben rechts auf der Event-Detailseite. Diese Option ist nur für bereits angesetzte Events verfügbar.Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie einen Grund für die Absage auswählen können. Optionen sind Nicht genug Teilnehmer oder ein Benutzerdefinierter Grund.
Klicken Sie auf
Event absagen, um die Absage abzuschließen. Der Event-Status ändert sich zu Abgesagt, und Benutzer werden per E-Mail und Plattformbenachrichtigung informiert.
Hinweis: Wenn ein Event bereits stattgefunden hat, kann es nicht nachträglich abgesagt werden.
Duplizieren eines Events
Events können sowohl aus der Event-Übersichtstabelle als auch von der Event-Detailseite dupliziert werden.
Aus der Event-Tabelle
Fahren Sie mit der Maus über einen Event-Eintrag, um rechts ein Duplizieren-Symbol anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Symbol, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie ein neues Start- und Enddatum für das duplizierte Event auswählen können.
Klicken Sie auf
Event duplizieren, um das neue Event zu erstellen. Es erscheint in der Tabelle mit einem "Neu"-Badge und im Entwurfsstatus.
Von der Event-Detailseite
Klicken Sie oben rechts auf das Duplikat-Symbol, um ein Modal-Fenster zu öffnen.
Legen Sie das neue Start- und Enddatum fest.
Klicken Sie auf
Event duplizieren, um zu bestätigen.
Löschen eines Events
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Event zu löschen.
Aus der Event-Tabelle
Fahren Sie mit der Maus über einen Event-Eintrag, um rechts ein Papierkorbsymbol anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Symbol, um ein Modal-Fenster zu öffnen, das um Bestätigung bittet.
Klicken Sie auf
Event löschen, um fortzufahren.
Von der Event-Detailseite
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche
Event löschen.Bestätigen Sie die Löschung im Modal-Fenster, indem Sie auf
Event löschenklicken.