Diese Anleitung bietet detaillierte Anleitungen zur Verwaltung von Events, einschließlich dem Erstellen, Duplizieren und Löschen von Events sowie zur Verwaltung von Eventdetails und Teilnehmern.

Verfügbar für Benutzer mit der Rolle Zugriffs-Manager, Autor, Kuratierungs-Admin, Besitzer.
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Zugriff auf den Event-Bereich

Um auf den Event-Bereich zuzugreifen, klicken Sie in der Hauptnavigation links auf Events. Dadurch wird die Seite Event-Management geöffnet, auf der alle vorhandenen Events in Tabellenform angezeigt werden.

Verständnis der Event-Tabelle

Die Event-Tabelle bietet einen Überblick über alle Events mit den folgenden Spalten:

Titel: Der Name des Events.
Status: Der aktuelle Status des Events, wie Entwurf, geplant, abgeschlossen oder abgesagt.
Datum: Das Datum und die Uhrzeit, wann das Event stattfinden soll.
Anmeldungen: Die Anzahl der Benutzer, die sich erfolgreich für das Event registriert haben.
Warteliste: Die Anzahl der Benutzer auf der Warteliste, falls diese für das Event aktiviert ist.
Typ: Das Format des Events, das online, offline oder hybrid sein kann.
Preis: Die Kosten für die Teilnahme am Event, falls zutreffend.
Erstellt von: Der Benutzer, der das Event erstellt hat.
Erstellt am: Das Datum, an dem das Event erstellt wurde.

Über der Tabelle kann mithilfe des Suchfelds nach einem bestimmten Titel gesucht werden.

Erstellen eines neuen Events

Um ein neues Event zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Event oben rechts auf der Event-Übersichtsseite.
Geben Sie die folgenden Informationen im Fenster ein:
1. geben Sie den Titel des Events an,
2. wählen Sie die Sprache,
3. legen Sie die Start- und Endzeit fest,
4. wählen Sie den Event-Typ (Online, Offline oder Hybrid),
5. und entscheiden Sie, ob eine Genehmigung durch den Team-Manager erforderlich ist.
Klicken Sie auf Event erstellen. Das Event wird erstellt und erscheint als Entwurf in der Event-Tabelle mit einem "Neu"-Sticker.

Bearbeiten von Event-Details

Um ein Event zu bearbeiten, klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, um die Event-Detailseite zu öffnen. Hier können Sie verschiedene Abschnitte bearbeiten:

Allgemeine Details

Titel und Sprache: Aktualisieren Sie den Event-Titel und die Sprache.
Host: Fügen Sie einen Host für das Event hinzu. Dies kann zum Beispiel der/die Trainer:in oder Veranstalter:in sein.
Beschreibungen: Geben Sie eine kurze und informative Beschreibung an. Verwenden Sie bei Bedarf den KI-Assistenten, um den Text zu generieren.

Zeitplandetails

Daten und Zeiten festlegen: Passen Sie das Start- und Enddatum sowie die Uhrzeit an.
Registrierungs-Deadline: Aktivieren und legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Event die Registrierung geschlossen wird.
Absage-Deadline: Aktivieren und legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Event Benutzer ihre Teilnahme stornieren können.

Ortsdetails

Wählen Sie zwischen Online-, Offline- oder Hybrid-Events:

Online-Ort: Geben Sie einen Videolink ein oder generieren Sie einen Microsoft Teams-Meeting-Link. Um mehr zur Erstellung von Microsoft Teams-Meeting-Links zu erfahren, klicken Sie hier.
Offline-Ort: Geben Sie eine Beschreibung oder einen Kartenlink für den Ort an.
Hybrid-Events: Geben Sie sowohl Online- als auch Offline-Orte an, falls zutreffend.

Dokumente

Dateien hochladen: Fügen Sie bis zu 10 Dateien hinzu, jede mit einer maximalen Größe von 500 MB, die auf der Event-Detailseite angezeigt werden sollen.
Anweisungen: Geben Sie Anweisungen für Lernende zu den Dokumenten an.

Festlegen des Event-Zugriffs

Der Zugriff-Tab auf der Event-Detailseite ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Benutzer in Ihrer Organisation auf das Event zugreifen können.

Suchen Sie auf der Event-Detailseite den Zugriff-Tab, um Benutzerberechtigungen zu verwalten.
Klicken Sie auf Bearbeiten im Abschnitt Event-Zugriff. Sie haben folgende Optionen:
- Zugriff für alle Benutzer in Ihrer Organisation gewähren.
- Zugriff für bestimmte Teams gewähren.
- Zugriff für einzelne Benutzer gewähren.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Teilen eines Event-Links

Ein Event-Link wird generiert, den Sie kopieren und mit Benutzern teilen können. Benutzer werden zur Event-Detailseite in der Lernansicht weitergeleitet, wenn das Event geplant ist und sie Zugriff haben. Andernfalls werden sie zur Event-Übersichtsseite weitergeleitet.

Zuordnung von Skills zu Events

Die Zuordnung von Skills zu Events ist entscheidend für die Bereitstellung von skillbasierten Event-Empfehlungen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Skills effektiv zugeordnet werden.

Klicken Sie im Zugeordnete Skills-Tab auf der Event-Detailseite auf Bearbeiten, um den Skill-Editor zu öffnen.
Auf der linken Seite sehen Sie die Skill-Taxonomie Ihrer Organisation. Wählen Sie die Skills oder Kapitel aus, die Sie dem Event zuordnen möchten.
Für jeden ausgewählten Skill oder jedes Kapitel geben Sie das erforderliche Skill-Level für Vorwissen an. Wenn kein Level festgelegt ist, wird davon ausgegangen, dass kein Vorwissen erforderlich ist.
Bestätigen Sie die Zuordnung, indem Sie auf Skills zuordnen in der oberen rechten Ecke klicken.

Verwalten von Event-Anmeldungen

Der Anmeldungen-Tab auf der Event-Detailseite zeigt Benutzer an, die sich für das Event registriert haben. Dieser Abschnitt erklärt, wie Anmeldungen und Teilnahme verwaltet werden.

Anmeldungen anzeigen

Im Anmeldungen-Tab können Sie die folgenden Felder in der Tabelle sehen:

Der Name des Benutzers und das Profilbild
Das Feld Angemeldet am, das das Datum der Registrierung anzeigt.
Das Feld Angemeldet durch, das die Art der Anmeldung zeigt: Selbst angemeldet oder Angemeldet durch Admin
Das Feld Teilgenommen, um zu bestätigen, ob der Benutzer am Event teilgenommen hat.

Bestätigung der Event-Teilnahme

Nach dem Event verwenden Sie das Feld Teilgenommen im Anmeldungen-Tab, um zu bestätigen, ob der Benutzer teilgenommen hat.

Registrierung von Benutzern für Events

Benutzer können sich auf zwei Arten für Events registrieren: Selbstregistrierung oder Admin-Registrierung. Dieser Abschnitt beschreibt beide Methoden.

Selbstregistrierung

Benutzer können auf der Event-Detailseite in der Lernansicht auf die Schaltfläche Anmelden klicken. Team-Manager müssen möglicherweise die Anfrage bestätigen, wenn eine Genehmigung durch den Manager konfiguriert wurde.

Admin-Registrierung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Nutzer hinzufügen im Anmeldungen-Tab. Sie können:
- Alle Benutzer in der Organisation hinzufügen.
- Bestimmte Teams hinzufügen.
- Einzelne Benutzer hinzufügen.
Hinzufügen bestätigen: Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen, um den Vorgang zu starten. Ein Modal-Fenster informiert Sie darüber, dass Benachrichtigungen und Kalendereinträge für hinzugefügte Benutzer erstellt werden. Bestätigen Sie, indem Sie erneut auf Nutzer hinzufügen klicken.

Hinweis: Benutzer, die zu abgeschlossenen Events hinzugefügt werden, erhalten keine Benachrichtigungen, aber ihre Teilnahme kann nachträglich für genaue Analysen bestätigt werden.

Entfernen von Benutzern aus Events

Im Anmeldungen-Tab fahren Sie mit der Maus über einen Benutzer, um ein Papierkorbsymbol zu sehen.
Klicken Sie darauf, um den Benutzer aus dem Event zu entfernen.
Bestätigen Sie die Entfernung im Modal-Fenster. Der Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt.

Exportieren der Anmeldeliste

Im Anmeldungen-Tab klicken Sie auf Liste exportieren, um eine CSV-Datei der registrierten Benutzer herunterzuladen, einschließlich ihres Registrierungsdatums und Teilnahme-Status.

Die Wartelistenfunktion nutzen

Die Wartelistenfunktion wird relevant, wenn eine maximale Teilnehmerzahl für ein Event festgelegt ist. Sobald dieses Limit erreicht ist, können zusätzliche Benutzer einer Warteliste beitreten, anstatt sich direkt für das Event zu registrieren.

Anzeigen der Warteliste

Die Warteliste kann im Warteliste-Tab auf der Event-Detailseite aufgerufen werden. Hier können Sie Benutzer sehen, die der Warteliste beigetreten sind, zusammen mit ihrem Benutzernamen, Profilbild und dem Datum ihres Beitritts.

Verwalten der Warteliste

Fahren Sie mit der Maus über einen Benutzereintrag in der Warteliste. Dies zeigt zwei Optionen zur Verwaltung des Benutzers auf der rechten Seite an.

Benutzer entfernen:
1. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um ein Fenster zu öffnen.
2. Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie auf Benutzer entfernen klicken.
Benutzer zum Event hinzufügen:
1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben einem Benutzer. Ein Fenster erscheint, das Sie darüber informiert, dass der Benutzer eine Benachrichtigung und Kalendereinträge erhält (nur wenn das Event nicht in der Vergangenheit liegt).
2. Bestätigen Sie, indem Sie auf Benutzer hinzufügen klicken.

Über der Wartelistentabelle ermöglicht ein Suchfeld das Durchsuchen der Warteliste.

Exportieren der Warteliste

Im Warteliste-Tab können Sie die Wartelistendaten auch als CSV-Datei exportieren, indem Sie auf Liste exportieren klicken. Die CSV-Datei enthält den Namen des Benutzers, die E-Mail-Adresse und das Datum und die Uhrzeit, zu der sie der Warteliste beigetreten sind.

Konfigurieren der Event-Einstellungen

Event-Einstellungen können im Einstellungen-Tab auf der Event-Detailseite konfiguriert werden. Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, verschiedene Aspekte des Events anzupassen.

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Genehmigung durch den Team-Manager erforderlich: Diese Option auswählen, um eine Genehmigung für die Teilnahme von Benutzern zu verlangen.
Event-Preis festlegen: Einen Preis für das Event festlegen und entscheiden, ob er auf der Eventseite angezeigt werden soll.

Teilnehmer-Einstellungen

Im Abschnitt Teilnehmer-Einstellungen können Sie:

Eine minimale Teilnehmerzahl festlegen: Die minimale Anzahl von Teilnehmern festlegen, die erforderlich ist, damit das Event stattfindet.
Eine maximale Teilnehmerzahl festlegen: Die maximale Anzahl von Teilnehmern festlegen, die erlaubt ist. Benutzer, die dieses Limit überschreiten, werden auf die Warteliste gesetzt.

Feedback-Einstellungen

Im Abschnitt Feedback-Einstellungen können Sie einen Feedback-Link für Umfragen nach dem Event hinzufügen. Dieser Link wird an Benutzer gesendet, die am Event teilgenommen haben, sowohl per E-Mail als auch als Plattformbenachrichtigung.

Hinweis: Nach Abschluss eines Events erhalten Sie eine Erinnerung von edyoucated, um die Teilnahme zu bestätigen. Einen Tag später wird der ausgewählte Feedback-Link allen Teilnehmern, die Sie bestätigt haben, bereitgestellt.

Hinzufügen eines Event-Bildes

Um ein Event-Bild hochzuladen, klicken Sie im Abschnitt Titelbild auf Bild bearbeiten. Ein Modal-Fenster wird geöffnet, in dem Sie ein Bild von Ihrem lokalen Gerät hochladen können.

Ansetzen eines Events

Um ein Event für Benutzer sichtbar zu machen, die Zugriff auf das Event haben, muss es geplant werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Event ansetzen oben rechts auf der Event-Detailseite.

Absagen eines Events

Klicken Sie auf die Schaltfläche Event absagen oben rechts auf der Event-Detailseite. Diese Option ist nur für bereits angesetzte Events verfügbar.
Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie einen Grund für die Absage auswählen können. Optionen sind Nicht genug Teilnehmer oder ein Benutzerdefinierter Grund.
Klicken Sie auf Event absagen, um die Absage abzuschließen. Der Event-Status ändert sich zu Abgesagt, und Benutzer werden per E-Mail und Plattformbenachrichtigung informiert.

Hinweis: Wenn ein Event bereits stattgefunden hat, kann es nicht nachträglich abgesagt werden.

Duplizieren eines Events

Events können sowohl aus der Event-Übersichtstabelle als auch von der Event-Detailseite dupliziert werden.

Aus der Event-Tabelle

Fahren Sie mit der Maus über einen Event-Eintrag, um ein Duplizieren-Symbol auf der rechten Seite anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Symbol, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie ein neues Start- und Enddatum für das duplizierte Event auswählen können.
Klicken Sie auf Event duplizieren, um das neue Event zu erstellen, das mit einem "Neu"-Sticker und im Entwurfsstatus in der Tabelle erscheint.

Von der Event-Detailseite

Klicken Sie auf das Duplikat-Symbol oben rechts, um ein Dialogfenster zu öffnen.
Legen Sie das neue Start- und Enddatum fest.
Klicken Sie auf Event duplizieren, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Löschen eines Events

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Event zu löschen.

Aus der Event-Tabelle

Fahren Sie mit der Maus über einen Event-Eintrag, um ein Papierkorbsymbol auf der rechten Seite anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Symbol, um ein Modal-Fenster zu öffnen, das um Bestätigung bittet.
Klicken Sie auf Event löschen, um fortzufahren.

Von der Event-Detailseite

Klicken Sie auf die Schaltfläche Event löschen oben rechts.
Bestätigen Sie die Löschung im Modal-Fenster, indem Sie auf Event löschen klicken.

Hinweis: Wenn ein Event bereits stattgefunden hat, kann es nicht nachträglich gelöscht werden.

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