Unter dem Bereich Events können Präsenz-, Hybrid oder Onlineveranstaltungen im Unternehmen geplant werden. Bei der Erstellung des Events wird auch ein individueller Event-Link generiert, der mit den Mitarbeitenden geteilt werden kann.
1. Ein Event erstellen
Um ein neues Event zu erstellen, navigieren Sie über das Menü auf der linken Seite zum Bereich Event-Management (1).
Klicken Sie auf + Event (2) um ein neues Event anzulegen.
Geben Sie im nächsten Schritt Titel, Sprache, Start- und Enddatum und den Typ (Online, Offline, Hybrid) an und wählen sie Event erstellen.
Um das Event weiter zu bearbeiten und Teilnehmende einzuladen, klicken Sie unten rechts in der Ecke auf Event ansehen (3) oder wählen Sie Ihr neu erstelltes Event in der Liste aus.
Hier können Sie die im vorherigen Schritt eingegebenen Informationen noch einmal bearbeiten.
Hier können Sie alle Einstellungen für ihr Event bearbeiten: (1) den Titel, (2) die Sprache, (3) einen Host (Gastgeber/Trainer) hinzufügen, und (4) Beschreibungen erstellen. Diese Informationen sind alle später für die Teilnehmenden sichtbar.
Bearbeiten Sie die Zeiten ihres Events, indem sie auf (1) Zeitplan bearbeiten klicken. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine (2) Deadline für Registrierungen und eine (3) Deadline für Absagen festzulegen. Nach Ablauf der Registrierungs-Deadline ist eine weitere Anmeldung zu dem Event nicht mehr möglich. Nach Ablauf der Absage-Deadline können Nutzer ihre Teilnahme an dem Event nicht mehr selbst absagen. Nutzer werden über Deadlines in den Event Informationen informiert. Als Admin behalten Sie auch nach Ablauf der Registrierungs- bzw. Absage-Deadline die Möglichkeit, Anmeldungen für ihr Event zu verwalten, sehen Sie hierfür Punkt 3: Teilnehmer einladen & Anwesenheit verwalten.
Je nach Event-Typ kann noch ein Teilnahme-Link (z.B. Zoom) oder ein Veranstaltungsort angegeben werden.
In der Statusübersicht ihres Events können Sie alle relevanten Daten einsehen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, ein Titelbild für Ihr Event hinzuzufügen.
Zuletzt können Sie Ihr Event offiziell ansetzen und so Ihren Entwurf aktivieren. Klicken Sie dazu auf (1) Event ansetzen. Falls Sie Ihr Event noch nicht offiziell ansetzen möchten, können Sie es zunächst als (2) Entwurf speichern.
2. Teilnehmer einladen & Anwesenheit verwalten
Nachdem Sie ihr Event angesetzt haben können Sie nun Teilnehmer einladen. Wählen Sie dazu den Teilen-Tab (1). Nun können sie auswählen, ob sie zu Ihrem Event Ihre gesamte Organisation (2), bestimmte Teams (3) oder nur bestimmte Nutzer (4) einladen möchten. Außerdem können Sie den Event-Link (5) direkt mit Personen teilen, z. B. in einer Email-Einladung.
Sobald eingeladene Nutzer sich zum Event anmelden, erscheinen sie unter dem Registrierungs-Tab (6). Hier können Sie außerdem selbst Teilnehmer hinzufügen oder entfernen (9). Sie können die Teilnehmer des Events jederzeit, auch nach Beendigung des Events, bearbeiten, um die Teilnehmerliste zu aktualisieren. Um die Teilnahme beim Event zu bestätigen, können Sie für alle anwesenden Teilnehmer ein Häkchen setzen (7). Im Anschluss können Sie die Teilnehmerliste inklusive der Anwesenheit exportieren (8).
3. So können Teilnehmer sich anmelden
Sobald das Event angesetzt ist, können alle Nutzer, die im Teilen-Tab definiert wurden (siehe oben) das Event unter Events (1) im Menü auf der linken Seite finden.
Nutzer sehen alle relevanten Informationen in der Event Übersicht und können sich für das Event selbstständig an- und abmelden.
4. Einstellungen bearbeiten
In den Einstellungen können Sie Allgemeine Einstellungen, Teilnehmer Einstellungen und Feedback-Einstellungen bearbeiten. In den Allgemeinen Einstellungen können Sie festlegen, ob Teilnehmer die Zustimmung Ihres Team-Managers zur Teilnahme benötigen und die Kosten des Events festlegen. In den Teilnehmereinstellungen können Sie die Mindest- und Maximalanzahl von Teilnehmern einstellen. Wird die von Ihnen für das Event gesetzte Mindest-Anzahl von Teilnehmern bis zur Registrierungs-Deadline oder nach Ablauf der Absage-Deadline nicht erreicht, werden Sie darüber benachrichtigt, um das Event gegebenenfalls absagen zu können. Sollten sich mehr Teilnehmer anmelden, als die von Ihnen festgelegte maximale Anzahl, werden diese auf eine Warteliste verschoben und können im Falle von Absagen nachrücken. Nutzer, die sich auf der Warteliste befinden, können Sie im Tab (1) Warteliste verwalten.
In den Feedback-Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, ihren Teilnehmern einen externen Link zu einem Feedback-Bogen freizugeben.
Bitte beachten: Nach dem Beenden eines Events erhalten Sie von edyoucated eine Erinnerung, um die Teilnehmer-Liste zu bestätigen. Einen Tag später wird allen von Ihnen bestätigten Teilnehmern der von Ihnen ausgewählte Feedback-Link bereitgestellt.
5. Events absagen
Wollen Sie ein Event absagen, klicken Sie auf (1) Event absagen. Geben Sie dafür (2) einen Grund für die Absage an, der Teilnehmern angezeigt werden soll.
Das Absagen eines Events kann nicht wieder rückgängig gemacht werden, allerdings können Sie die Einstellungen des abgesagten Events als neues Event kopieren.
6. Lern-Event-Analyse
Um Events auswerten zu können, haben Sie unter (1) Event-Analysen einen Überblick über alle Lern-Event-Statistiken zu von Ihrer Organisation veranstalteten Events.